日程調整メールは、失礼がないことと相手がすぐ返事できることの両方が大切です。
丁寧に書こうとして言い回しが長くなると、かえって要点が見えにくくなります。反対に、短すぎると冷たく見えたり、必要な情報が足りなかったりします。
そこでこの記事では、日程調整メールでそのまま使いやすい言い換えを、例文つきでわかりやすく整理します。
社外向け・社内向け・面接や就活向けまで使えるようにまとめているので、必要なところだけ読んでも使える内容です。
日程調整メールは「丁寧さ」より「決めやすさ」が大切
丁寧でも、わかりにくいメールは親切ではない
日程調整メールで本当に求められているのは、きれいな敬語だけではありません。
相手が見た瞬間に、次の3つがわかることが重要です。
- 何の予定についての連絡か
- いつが候補なのか
- どう返事すればよいか
この3点がはっきりしていれば、メールはぐっと親切になります。
日程調整メールで意識したい基本
日程調整メールでは、次の形を意識すると失敗しにくいです。
- 件名で用件を明確にする
- 本文の冒頭で目的を伝える
- 候補日時は箇条書きで見やすくする
- 相手が難しい場合の逃げ道も添える
「丁寧にお願いする」＋「相手が選びやすい形にする」。
この2つがそろうと、感じのよいメールになります。
日程調整メールの基本構成
件名は「何の連絡か」が一目でわかる形にする
件名は、ふんわりさせないのが基本です。
悪い例
「ご相談」
「お打ち合わせについて」
「ご連絡です」
良い例
「打ち合わせ日程のご相談」
「○○案件のお打ち合わせ日程について」
「面接日程調整のお願い（氏名）」
件名で迷ったら、「何の予定か」＋「日程調整・ご相談・お願い」の形にすると整いやすいです。
冒頭は宛名・挨拶・名乗りを短く入れる
本文の書き出しは、長くしすぎなくて大丈夫です。
例
○○株式会社
○○部 ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
初めて連絡する相手なら、名乗りを少し丁寧にします。
例
突然のご連絡失礼いたします。
株式会社△△の□□と申します。
用件は最初に伝える
前置きが長いと、相手は「何のメールだろう」と読み進めなければなりません。
用件は早めに出しましょう。
例
このたびは、○○のお打ち合わせ日程についてご相談したく、ご連絡いたしました。
この一文があるだけで、メール全体が読みやすくなります。
候補日時は箇条書きにする
候補日時は文章の中に埋め込まず、箇条書きで独立させるのがおすすめです。
例
候補日時は以下の通りです。
- 4月24日（木）10:00〜11:00
- 4月25日（金）14:00〜15:00
- 4月26日（土）16:00〜17:00
これだけで、相手はかなり返事しやすくなります。
結びでは「都合が合わない場合」も添える
候補日を出して終わりにすると、相手に圧がある印象になりやすいです。
やわらかく締めるには、代替案を添えます。
例
上記日程でご都合が合わない場合は、別日でも調整可能です。
ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。
日程調整メールで使える丁寧な言い換え一覧
よくある表現を、そのまま使いやすい形に言い換えると次のようになります。
| 伝えたいこと | そのままだと少し強い表現 | 丁寧でわかりやすい言い換え |
|---|---|---|
| 日程を決めたい | 日程を教えてください | ご都合のよろしい日時をお知らせいただけますでしょうか |
| 候補日を出す | この日でお願いします | 以下の日程でご都合はいかがでしょうか |
| 返信をお願いする | 返信ください | ご確認のうえ、ご返信いただけますと幸いです |
| 断りつつ再調整したい | その日は無理です | 恐れ入りますが、当日は調整が難しいため、別日でご相談できれば幸いです |
| 相手に選んでもらう | 空いてる日ありますか | ご都合のよい日時をいくつかご提示いただけますと幸いです |
| 候補が少ない | この時間しか空いてません | 誠に恐縮ですが、現時点では下記日時でのご案内が可能です |
| 急ぎでお願いしたい | 早く返事ください | お手数をおかけしますが、可能でしたら○日までにご返信いただけますと助かります |
| 柔軟に対応する | ダメなら別でもいいです | 上記以外でも調整可能ですので、難しい場合は遠慮なくお知らせください |
よく使う言い換えフレーズ
すぐ使える表現だけを抜き出すと、次のあたりが便利です。✅
- ご都合のよろしい日時をお知らせいただけますでしょうか
- 以下の日程でご都合はいかがでしょうか
- 差し支えなければ、ご希望のお時間帯もあわせてお知らせください
- 上記以外でも調整可能です
- お手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします
- ご返信いただけますと幸いです
- ご無理のない範囲でご検討いただけますと幸いです
丁寧でわかりやすい日程調整メールを書くコツ
候補日は3つ前後あると親切
候補日が1つだけだと、相手の都合が合わなかった場合に往復が増えます。
逆に多すぎても、選ぶのが大変です。
迷ったら、2〜3候補を出すとバランスが取りやすいです。
日付・曜日・時間はセットで書く
「4/24 10時」だけよりも、次のように書く方が親切です。
- 4月24日（木）10:00〜11:00
曜日が入ると、相手が予定を確認しやすくなります。
さらに必要に応じて、所要時間も添えましょう。
例
お打ち合わせは30分ほどを予定しております。
相手が返事しやすい形にする
返信しやすいメールは、相手の負担が小さいメールです。
たとえば、
- ご都合のよい候補を1つお選びください
- ご都合が合うものがなければ、別候補をご提示ください
のように、どう返せばいいかまで見える形にすると親切です。
締切を入れるなら、理由がわかるようにする
ただ「早めにお願いします」と書くと、やや一方的です。
必要なら理由を添えます。
例
会議室の手配の都合があるため、恐れ入りますが○日までにご返信いただけますと幸いです。
長い前置きは削る
日程調整メールは、礼儀は必要ですが、長い前置きは不要です。
大事なのは、失礼のない簡潔さです。
日程調整メールの例文
こちらから候補日を出す場合
件名
打ち合わせ日程のご相談
本文
○○株式会社
○○部 ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
このたびは、○○についてお打ち合わせのお時間を頂戴したく、ご連絡いたしました。
候補日時は以下の通りです。
- 4月24日（木）10:00〜11:00
- 4月25日（金）14:00〜15:00
- 4月26日（土）16:00〜17:00
所要時間は30分程度を予定しております。
上記日程でご都合が合わない場合は、別日でも調整可能です。
お手数をおかけしますが、ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
相手に候補日を伺う場合
件名
お打ち合わせ日程のご相談
本文
○○株式会社
○○部 ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
○○の件でお打ち合わせの機会をいただければと思い、ご連絡いたしました。
差し支えなければ、ご都合のよろしい日時をいくつかお知らせいただけますでしょうか。
オンライン・対面のいずれでも対応可能です。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
提示された日程では難しいとき
件名
Re: 面談日程のご相談
本文
○○様
お世話になっております。
ご連絡ありがとうございます。
恐れ入りますが、ご提示いただいた日程は都合がつかず、調整が難しい状況です。
大変申し訳ございませんが、以下の日程で再度ご相談できますでしょうか。
- 4月25日（金）13:00〜15:00
- 4月26日（土）10:00〜12:00
- 4月28日（月）16:00以降
お手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
日程が確定したあとの返信
件名
Re: 打ち合わせ日程のご相談
本文
○○様
お世話になっております。
日程のご調整ありがとうございます。
それでは、4月25日（金）14:00〜 にて承知いたしました。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
急ぎで再調整したいとき
件名
打ち合わせ日程再調整のお願い
本文
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
大変申し訳ございませんが、急な事情により、予定しておりました打ち合わせ日程の再調整をお願いしたくご連絡いたしました。
誠に恐縮ですが、以下の日程でご都合はいかがでしょうか。
- 4月26日（土）15:00〜16:00
- 4月28日（月）11:00〜12:00
直前のご連絡となり申し訳ございません。
ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
書き換えポイント
「変更してください」よりも、
「再調整をお願いしたくご連絡いたしました」 の方がやわらかく伝わります。
日程調整メールで避けたいNG表現
「いつでも大丈夫です」
一見親切ですが、実際は相手に丸投げしやすい表現です。
できれば、対応可能な範囲を少しでも示しましょう。
言い換え例
平日であれば比較的調整しやすいため、ご都合のよい日時をご提案いただけますと幸いです。
「空いている日を教えてください」だけで終わる
相手が忙しいと、候補を考える手間が増えます。
こちらから出せるなら、候補日を出した方が親切です。
候補日時が文章の中に埋もれている
読みにくいメールは、それだけで返信が遅れやすくなります。
候補日時は、見た瞬間に分かる形にしましょう。
長すぎる謝罪
再調整や変更のメールでは、謝罪は必要です。
ただし、何行も謝るより、一度しっかり謝ってから代替案を出す方が誠実です。
コピペで使える日程調整メールのテンプレート
社外向けテンプレート
○○株式会社
○○部 ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
このたびは、○○の件でお打ち合わせのお時間をいただきたく、ご連絡いたしました。
候補日時は以下の通りです。
- ○月○日（○）○:○○〜○:○○
- ○月○日（○）○:○○〜○:○○
- ○月○日（○）○:○○〜○:○○
所要時間は○分程度を予定しております。
上記日程でご都合が合わない場合は、別日でも調整可能です。
お手数をおかけしますが、ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
社内向けテンプレート
○○さん
お疲れさまです。□□です。
○○の件で打ち合わせをお願いしたく、日程のご相談です。
候補は以下です。
- ○月○日（○）○:○○〜
- ○月○日（○）○:○○〜
- ○月○日（○）○:○○〜
難しければ別候補でも大丈夫です。
都合のよい時間を教えてください。
よろしくお願いします。
面接・就活向けテンプレート
○○株式会社
○○様
お世話になっております。
このたび○○職に応募しております、□□と申します。
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
恐れ入りますが、ご提示いただいた日程での参加が難しいため、下記候補日時で再度ご相談できますでしょうか。
- ○月○日（○）○:○○〜○:○○
- ○月○日（○）○:○○〜○:○○
お手数をおかけし申し訳ございません。
ご確認のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
まとめ
日程調整メールでは、難しい敬語を並べることよりも、相手がすぐ判断できる形で書くことが大切です。
押さえたいポイントは、次の5つです。✉️
- 件名で用件を明確にする
- 本文では先に目的を伝える
- 候補日時は箇条書きで見やすくする
- 都合が合わない場合の一文を添える
- 強すぎる表現はやわらかく言い換える
迷ったときは、
「丁寧かどうか」だけでなく、「相手が返事しやすいか」 を基準にすると、ぐっと書きやすくなります。
