内定をもらったあとに辞退を伝えるのは、気まずくて悩みやすいものです。
「メールだけで失礼ではないか」
「理由はどこまで書けばいいのか」
「承諾後でも辞退できるのか」
このあたりで迷う人は少なくありません。
結論からいうと、内定辞退の連絡は早く・簡潔に・誠実にが基本です。
感謝を伝えたうえで、辞退の意思をはっきり示せば、必要以上に長く書かなくても失礼にはなりにくいです。
この記事では、そのまま使える内定辞退メールの例文を中心に、電話との使い分け、理由の伝え方、避けたい表現までまとめて解説します。
内定辞退メールでまず押さえたい結論
内定辞退メールで大切なのは、次の5点です。
- 辞退すると決めたらできるだけ早く連絡する
- 件名で用件がすぐ分かるようにする
- 最初に内定へのお礼を伝える
- 辞退の意思はあいまいにせず、はっきり書く
- 理由は詳しく書きすぎず、簡潔にまとめる
特に重要なのは、「迷惑をかけるから後回しにする」のが一番よくないという点です。
採用側は、入社準備やほかの候補者対応を進めています。
辞退すると決めたなら、気まずさよりも早めの連絡そのものが誠実さにつながります。
内定辞退はメールだけでいい？電話も必要？
基本的には、メールで辞退の意思を伝えても差し支えないケースはあります。
ただし、次のような場合は電話を先に入れるほうが丁寧です。
- 入社日が近い
- 内定承諾後に辞退する
- 採用担当者とこれまで電話でやり取りしていた
- 急ぎで伝える必要がある
- 何度も面接してもらい、選考で特にお世話になった
迷ったときは、次の考え方が実用的です。
| 状況 | おすすめの伝え方 |
|---|---|
| まだ内定直後で、やり取りが主にメール | メールで連絡 |
| 承諾後の辞退 | まず電話、その後メール |
| 入社日が近い | まず電話、その後メール |
| 担当者が不在・つながらない | 先にメールし、必要なら後で電話 |
| エージェント経由の応募 | まずエージェントへ連絡 |
迷ったら「電話→メール」の順にしておくと、誠実さが伝わりやすいです。
内定辞退メールの基本構成
内定辞退メールは、次の順番にするとまとまりやすくなります。
1. 件名
件名は、ひと目で内容が分かることが大切です。
例：
- 内定辞退のご連絡／氏名
- 内定辞退のお願い／氏名
- 採用内定辞退のご連絡／氏名
余計な工夫は不要です。
採用担当者が見落としにくい件名にしましょう。
2. 宛名
会社名、部署名、担当者名を書きます。
例：
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
担当者名が分からない場合は、
「採用ご担当者様」でも問題ありません。
3. お礼
いきなり辞退を書き始めるよりも、まずは内定への感謝を入れると印象がやわらぎます。
例：
- このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
- 選考において貴重なお時間をいただき、心より感謝申し上げます。
4. 辞退の意思表示
ここは回りくどくせず、辞退することを明確に伝えるのがポイントです。
例：
- 誠に恐縮ではございますが、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
- 慎重に検討した結果、今回の内定を辞退させていただくことにいたしました。
5. 理由
理由は簡潔で十分です。
細かく書きすぎると、かえって不自然になったり、余計なやり取りが増えたりします。
使いやすい表現は次のとおりです。
- 一身上の都合により
- 今後のキャリアを検討した結果
- 他社とのご縁を感じたため
- 現職に残る決断をしたため
6. お詫びと締め
最後に、辞退に対するお詫びと感謝で締めます。
例：
- ご期待に添えない結果となり、誠に申し訳ございません。
- 本来であれば直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。
- 末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
そのまま使える内定辞退メール例文
ここからは、状況別にコピペしやすい文例を紹介します。
必要に応じて、会社名・担当者名・自分の氏名だけ置き換えて使ってください。
基本の内定辞退メール例文
もっとも汎用的で、迷ったときに使いやすい文例です。
例文1：もっとも基本的な形
件名：内定辞退のご連絡／山田太郎
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
このたび内定のご連絡をいただきました山田太郎です。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
慎重に検討いたしました結果、誠に恐縮ではございますが、今回の内定を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げました。
選考にあたり、貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このようなご連絡となりましたことを心よりお詫び申し上げます。
本来であれば直接お伝えすべきところ、メールでのご連絡となりましたことも併せてお詫び申し上げます。
面接をはじめ、丁寧にご対応いただきましたことに深く感謝しております。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
山田太郎
電話番号：090-XXXX-XXXX
メール：example@example.com
この例文が使いやすい場面
- 理由を詳しく書きたくないとき
- まず失礼のない形でまとめたいとき
- 新卒・転職どちらでも使いたいとき
他社からの内定承諾を理由にする例文
他社に入社を決めた場合でも、比較表現を強く出しすぎないのがポイントです。
「御社より条件がよかった」などの書き方は避けましょう。
例文2：他社に入社を決めた場合
件名：内定辞退のご連絡／山田太郎
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
内定のご連絡をいただきました山田太郎です。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変ありがたいお話をいただきましたが、慎重に検討した結果、他社とのご縁を感じ、そちらへの入社を決意いたしました。
誠に恐縮ではございますが、今回の内定を辞退させていただきたく存じます。
選考では多くのお時間をいただきながら、ご期待に添えない結果となりましたことを深くお詫び申し上げます。
また、丁寧にご対応いただきましたことに、心より感謝申し上げます。
末筆ながら、貴社のさらなるご発展をお祈り申し上げます。
書き方のコツ
- 「他社のほうが良かった」ではなく「他社とのご縁を感じた」
- 会社比較の表現は避ける
- 判断の詳細までは書かない
一身上の都合を理由にする例文
事情を詳しく説明したくないときは、「一身上の都合」で十分です。
家庭の事情、体調面、生活上の都合など、広く使えます。
例文3：事情を詳しく書かない場合
件名：内定辞退のご連絡／山田太郎
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
内定のご連絡をいただきました山田太郎です。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
誠に心苦しいのですが、一身上の都合により、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
選考では貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このようなご連絡となりましたことを深くお詫び申し上げます。
ご丁寧に対応していただきましたこと、心より感謝しております。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
この表現が向いている人
- 理由を深掘りされたくない
- プライベート事情を伝えたくない
- 角を立てずに辞退したい
現職に残ることを理由にする例文
転職活動では、最終的に現職に残るという判断になることもあります。
この場合も、率直に書いて問題ありません。
例文4：現職残留を伝える場合
件名：内定辞退のご連絡／山田太郎
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
内定のご連絡をいただきました山田太郎です。
このたびは内定をいただき、誠にありがとうございました。
慎重に検討を重ねた結果、現職に残る決断をいたしました。
そのため、大変恐縮ではございますが、今回の内定を辞退させていただきたく存じます。
選考に際し、お時間とご配慮をいただいたにもかかわらず、このような結果となりましたことを心よりお詫び申し上げます。
面接では多くの学びをいただき、感謝しております。
末筆ながら、貴社のご発展をお祈り申し上げます。
条件面が理由のときに角が立ちにくい例文
給与、勤務地、働き方などが理由でも、条件を細かく指摘しすぎないほうが無難です。
例文5：条件面が合わなかった場合
件名：内定辞退のご連絡／山田太郎
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
内定のご連絡をいただきました山田太郎です。
このたびは内定をいただき、誠にありがとうございました。
ご提示いただいた条件を含め慎重に検討いたしましたが、今後の働き方やキャリアの方向性を踏まえ、今回は辞退させていただく判断をいたしました。
選考にあたり貴重なお時間を頂戴したにもかかわらず、ご期待に添えず誠に申し訳ございません。
丁寧にご対応いただきましたこと、心より感謝申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
書き方の注意点
次のような表現は避けたほうが無難です。
- 給与が希望より低かったため
- 勤務地が不便だったため
- 福利厚生が不十分だと感じたため
本音が条件面でも、メールでは「働き方やキャリアの方向性を踏まえ」くらいに留めるとまとまりやすいです。
内定承諾後に辞退するときの例文
内定承諾後の辞退は、通常の辞退よりも慎重に対応したい場面です。
まず電話で伝え、そのあと確認用のメールを送る形が安心です。
例文6：承諾後の辞退メール
件名：内定辞退のご連絡とお詫び／山田太郎
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
先日、内定承諾のご連絡をいたしました山田太郎です。
このたびはお電話でもお伝えしましたとおり、誠に恐縮ではございますが、内定を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げます。
一度内定を承諾したにもかかわらず、このようなご連絡となりましたことを深くお詫び申し上げます。
自分自身の進路について改めて慎重に考えた結果、別の道を選ぶ判断をいたしました。
採用にあたり多大なお時間とご配慮をいただいたにもかかわらず、ご迷惑をおかけすることとなり誠に申し訳ございません。
心よりお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
承諾後の辞退で特に大切なこと
- 電話を先に入れる
- 言い訳を長くしない
- お詫びを明確に入れる
- できるだけ早く連絡する
電話のあとに送る確認メールの例文
電話で辞退を伝えたあと、記録のためにメールも送っておくと親切です。
例文7：電話後のフォローメール
件名：内定辞退のご連絡／山田太郎
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。山田太郎です。
先ほどはお忙しいところ、お電話にてご対応いただきありがとうございました。
お電話でもお伝えしましたとおり、誠に恐縮ではございますが、今回の内定を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げます。
選考にあたり、貴重なお時間をいただきましたことに心より感謝しております。
ご期待に添えず申し訳ございません。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
転職エージェント経由で応募したときの例文
エージェント経由の場合、企業へ直接送る前に、まず担当エージェントへ連絡するのが基本です。
例文8：エージェントへの連絡
件名：内定辞退のご連絡／山田太郎
〇〇エージェント
〇〇様
お世話になっております。山田太郎です。
このたびご紹介いただいた株式会社〇〇様より内定をいただきましたが、慎重に検討した結果、辞退させていただきたくご連絡いたしました。
ご支援をいただいたにもかかわらず、このような結果となり大変申し訳ございません。
お手数をおかけいたしますが、企業様へ内定辞退の旨をお伝えいただけますと幸いです。
これまで丁寧にご対応いただき、誠にありがとうございました。
何卒よろしくお願いいたします。
内定辞退の理由を聞かれたときの答え方
メールのあとや電話の中で、辞退理由を聞かれることがあります。
その場合も、短く・前向きに・相手を否定しないが基本です。
使いやすい答え方は次のとおりです。
他社に決めた場合
- 他社とのご縁を感じ、そちらへの入社を決意いたしました。
- 自身のキャリアを改めて考えた結果、別の企業へ進む判断をいたしました。
現職に残る場合
- 検討を重ねた結果、現職に残る決断をいたしました。
- 現在の環境で引き続き経験を積むことにいたしました。
詳しく言いたくない場合
- 一身上の都合によるものです。
- 今後の進路を総合的に検討した結果です。
逆に避けたい答え方
- 条件がいまひとつだったので
- 他社のほうが待遇がよかったので
- 思っていた会社と違ったので
- 家から遠いので無理です
本音であっても、相手を評価する言い方になると角が立ちやすくなります。
内定辞退メールで避けたいNG例
内定辞退メールでは、丁寧なつもりでも逆効果になりやすい表現があります。
NG1：辞退の意思があいまい
- 少し考え直したいと思っております
- 今回は見送らせていただくかもしれません
- いったん保留でお願いできますでしょうか
辞退なら、辞退と明確に書くことが大切です。
NG2：理由を書きすぎる
事情を細かく説明しすぎると、読む側にも負担がかかります。
内定辞退メールは、長文の事情説明よりも結論の明快さが優先です。
NG3：連絡が遅い
「申し訳なくて言い出せない」と先延ばしにするほど、相手の調整負担は大きくなります。
早めの連絡そのものが誠実な対応です。
NG4：カジュアルすぎる表現
- すみませんが辞退します
- 今回はなしでお願いします
- いろいろ考えてやめます
メールは文章として残るため、やや丁寧すぎるくらいでちょうどいいです。
内定辞退メールを送る前のチェックリスト
送信前に、次の点だけ確認しておくと安心です。
- 件名で辞退の連絡だと分かるか
- 会社名・担当者名に誤りがないか
- お礼が入っているか
- 辞退の意思が明確に書かれているか
- 理由が長すぎないか
- お詫びの一文があるか
- 署名が入っているか
- 宛先やCCを間違えていないか
宛名ミスは特に印象を下げやすいポイントなので、最後にもう一度見直しましょう。
よくある質問
Q1. 内定辞退はいつまでに伝えるべきですか？
明確な期限だけを基準に考えるのではなく、辞退すると決めた時点でできるだけ早く伝えるのが基本です。
特に、承諾書提出後や入社日が近い場合は、メールだけで済ませず、まず電話で連絡したほうがよい場面があります。
Q2. 内定辞退は失礼になりますか？
辞退そのものより、伝え方やタイミングのほうが重要です。
感謝を伝え、結論を明確にし、早めに連絡すれば、必要以上に恐れなくて大丈夫です。
Q3. 承諾後でも辞退できますか？
承諾後でも辞退を考える人はいます。
ただし、通常の辞退よりも丁寧さが求められるため、先に電話、その後にメールで伝える流れが安心です。
Q4. 返信が来ないときはどうすればいいですか？
1〜3営業日ほど待っても返信がない場合は、確認のメールを送るか、必要に応じて電話で確認しましょう。
特に入社日が近い場合は、放置しないことが大切です。
まとめ
内定辞退メールで大切なのは、難しい言い回しではありません。
大事なのは、次の3つです。
- 早く伝えること
- 感謝を添えること
- 辞退の意思をはっきり書くこと
気まずさから先延ばしにするより、短くても誠実な連絡を早めに入れるほうが、結果的に印象は悪くなりにくいです。
迷ったときは、まずこの形で考えてください。
お礼 → 辞退の意思 → 簡潔な理由 → お詫び → 締め
この順番を押さえれば、内定辞退メールは十分に丁寧にまとめられます。
最後にもう一度、いちばん使いやすい基本文を短くまとめます。
コピペ用の最短テンプレート
件名：内定辞退のご連絡／氏名
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
内定のご連絡をいただきました〇〇です。
このたびは内定をいただき、誠にありがとうございました。
慎重に検討した結果、誠に恐縮ではございますが、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡申し上げました。
選考にあたり貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このようなご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
〇〇
電話番号
メールアドレス
