請求書をメールで送るときは、「丁寧さ」だけでなく「わかりやすさ」も大切です。
文章が丁寧でも、件名が曖昧だったり、添付の説明が不足していたりすると、相手の確認作業の負担が増えてしまいます。
反対に、必要な情報が整理されていれば、短い文面でも失礼な印象になりにくく、取引先にとって親切です。
この記事では、取引先に失礼のない請求書送付メールの書き方を、すぐ使える例文つきでわかりやすくまとめます。
そのままコピペしやすい形で、ケース別に紹介していきます。
請求書送付メールでまず押さえたい基本
請求書送付メールは、長文にする必要はありません。
大切なのは、相手が一目で内容を把握できることです。
請求書送付メールの基本構成
請求書送付メールには、次の内容を入れておくと安心です。
- 宛名
- あいさつ
- 請求書を送付する旨
- 添付ファイルの案内
- 請求金額
- 支払期限
- 原本郵送の有無
- 不明点があった場合の連絡先
- 結びの一文
必要な情報が先に見えるだけで、相手にとってかなり読みやすくなります。
失礼に見えやすい送り方
次のような送り方は、内容自体に問題がなくても、雑な印象につながりやすいです。
- 件名が「お世話になっております」だけ
- 添付したことを本文に書いていない
- 請求金額や支払期限が本文にない
- ファイル名が「請求書.pdf」のみ
- 原本を送ったのかどうかが不明
- 宛名や会社名に誤りがある
請求書メールは、丁寧さより先に「誤解されないこと」が重要です。
そのうえで、言い回しを整えると、失礼のない印象に仕上がります。
請求書送付メールの基本テンプレート
まずは、もっとも汎用的で使いやすい基本形です。
標準的な請求書送付メールの例文
件名：請求書送付のご案内（2026年4月分／株式会社○○）
株式会社△△
経理部 ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社○○の□□です。
2026年4月分の請求書をお送りいたします。
請求書PDFを添付しておりますので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。
【添付書類】
・請求書（2026年4月分） 1通
【ご請求内容】
・請求金額：○○円（税込）
・お支払期限：2026年5月31日
ご不明点などございましたら、お手数ですがご連絡いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
株式会社○○
部署名
氏名
電話番号
メールアドレス
やや丁寧めにしたいときの例文
件名：【請求書送付】2026年4月分ご請求のご案内／株式会社○○
株式会社△△
○○部 ○○様
平素より大変お世話になっております。
株式会社○○の□□でございます。
2026年4月分の請求書を添付にてお送りいたします。
お手数をおかけいたしますが、ご確認のうえ、ご対応くださいますようお願い申し上げます。
【添付書類】
・2026年4月分請求書 1通
【請求内容】
・ご請求金額：○○円（税込）
・お支払期日：2026年5月31日
ご不明な点がございましたら、どうぞお気軽にお知らせください。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
ケース別｜請求書送付メールの例文
ここからは、実際によくある場面ごとの文例を紹介します。
PDFのみを送付する場合
件名：【請求書送付】2026年4月分／株式会社○○
株式会社△△
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社○○の□□です。
2026年4月分の請求書をPDFにて添付いたします。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
【添付書類】
・請求書_株式会社○○_2026年4月分.pdf
【ご請求内容】
・請求金額：○○円（税込）
・支払期限：2026年5月31日
ご不明点がございましたら、ご連絡ください。
何卒よろしくお願いいたします。
PDF送付に加えて原本も郵送した場合
件名：【請求書送付】2026年4月分請求書のご案内／株式会社○○
株式会社△△
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社○○の□□です。
2026年4月分の請求書をPDFにて添付いたします。
あわせて、請求書の原本を本日郵送いたしましたので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。
【添付書類】
・請求書_株式会社○○_2026年4月分.pdf
【ご請求内容】
・請求金額：○○円（税込）
・支払期限：2026年5月31日
万一、添付ファイルが開けない場合や、原本が届かない場合はご連絡いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
初めてメールで請求書を送る場合
件名：【請求書送付方法変更のご案内】2026年4月分請求書／株式会社○○
株式会社△△
○○様
平素より大変お世話になっております。
株式会社○○の□□でございます。
このたび、請求書の送付方法をメール送付へ変更いたしました。
つきましては、2026年4月分の請求書をPDFにてお送りいたします。
【添付書類】
・請求書_株式会社○○_2026年4月分.pdf
【ご請求内容】
・ご請求金額：○○円（税込）
・お支払期日：2026年5月31日
送付方法につきまして、ご不都合やご希望がございましたら、お知らせください。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
再送する場合
件名：【再送】2026年4月分請求書送付のご案内／株式会社○○
株式会社△△
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社○○の□□です。
先ほどお送りした請求書メールにつきまして、再送いたします。
ご確認いただきやすいよう、請求書PDFをあらためて添付しております。
【添付書類】
・請求書_株式会社○○_2026年4月分.pdf
【ご請求内容】
・請求金額：○○円（税込）
・支払期限：2026年5月31日
お手数をおかけして申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。
添付漏れがあった場合のおわびつき例文
件名：【再送・お詫び】2026年4月分請求書送付のご案内／株式会社○○
株式会社△△
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社○○の□□です。
先ほどお送りしたメールにつきまして、請求書ファイルの添付が漏れておりました。
大変失礼いたしました。
あらためて、2026年4月分の請求書を添付のうえ再送いたします。
お手数をおかけし恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
【添付書類】
・請求書_株式会社○○_2026年4月分.pdf
【ご請求内容】
・請求金額：○○円（税込）
・支払期限：2026年5月31日
何卒よろしくお願いいたします。
件名の付け方｜見落とされにくく、失礼がない形
件名は、「請求書」「対象月」「会社名」が入っていると伝わりやすくなります。
そのまま使いやすい件名例
- 【請求書送付】2026年4月分／株式会社○○
- 2026年4月分請求書送付のご案内（株式会社○○）
- 【請求書】2026年4月分ご請求のご連絡／株式会社○○
- 【再送】2026年4月分請求書送付のご案内
- 【請求書送付方法変更】2026年4月分請求書のご案内
避けたい件名例
- お世話になっております
- ご確認お願いします
- 4月分について
- 請求の件
- いつもありがとうございます
件名が曖昧だと、相手の受信箱で埋もれやすくなります。
ひと目で請求書メールだとわかる件名を意識しましょう。
取引先に失礼のない送り方のコツ
ここでは、文面そのものよりも印象を左右しやすいポイントを整理します。
1. 宛名を省略しない
「○○株式会社 ○○様」のように、会社名・部署名・氏名をできるだけ正確に書きます。
担当者名がわからない場合は、次のように書けます。
- 株式会社△△ 経理ご担当者様
- 株式会社△△ ご担当者様
2. 添付したことを本文ではっきり書く
請求書メールで意外と多いのが、添付したつもりで本文に書いていないケースです。
たとえば、次の一文があるだけで親切です。
- 請求書PDFを添付しておりますので、ご確認をお願いいたします。
- 請求書1通を添付しております。
- 添付ファイルにて請求書をお送りいたします。
3. 金額と支払期限は本文にも入れる
添付だけで完結させるのではなく、本文にも概要を書いておくと、相手が確認しやすくなります。
特に入れておきたいのは、次の2点です。
- 請求金額
- お支払期限
相手が添付を開かなくても概要を把握できるので、実務ではかなり親切です。
4. ファイル名をわかりやすくする
ファイル名が雑だと、受け取った側が保存・検索しにくくなります。
おすすめの形は次のとおりです。
| 例 | 評価 |
|---|---|
| 請求書.pdf | 何の請求書かわかりにくい |
| 4月.pdf | 保存後に判別しにくい |
| 請求書_株式会社○○_2026年4月分.pdf | わかりやすい |
| 2026-04_請求書_株式会社○○_No123.pdf | 管理しやすい |
5. 原本の扱いをあいまいにしない
紙の原本が必要かどうかは、取引先ごとに運用が異なります。
そのため、原本を郵送したならその旨を書き、郵送していないならPDF送付のみであることが伝わるようにしておくと親切です。
6. 丁寧すぎて長くしすぎない
失礼を避けようとして長文にすると、かえって要点が埋もれます。
請求書送付メールは、簡潔・明確・丁寧の3つがそろっていれば十分です。
時候のあいさつや長い前置きは、毎月送る請求書メールでは必須ではありません。
コピペ用｜短めで使いやすい請求書送付メール例文
「とにかく短く、でも失礼なく送りたい」というときは、次の形が便利です。
株式会社△△
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社○○の□□です。
2026年4月分の請求書を添付にてお送りいたします。
ご査収のほどよろしくお願いいたします。
請求金額：○○円（税込）
支払期限：2026年5月31日
ご不明点がございましたら、ご連絡ください。
何卒よろしくお願いいたします。
迷ったら、まずはこの形で十分です。
短くても、必要事項がそろっていれば失礼にはなりません。
送信前チェックリスト
送信前に次の項目を確認すると、ミスをかなり減らせます。
最低限チェックしたい項目
- ✅ 宛先メールアドレスは正しいか
- ✅ 宛名・会社名・部署名に誤りはないか
- ✅ 請求書ファイルを添付したか
- ✅ 添付ファイルは最新版か
- ✅ 件名で請求書メールだとわかるか
- ✅ 請求金額と支払期限に誤りはないか
- ✅ 原本郵送の有無を書いたか
- ✅ 問い合わせ先を入れたか
「添付したつもりだった」「前月分を送っていた」は、請求書メールで起こりやすいミスです。
送る前に30秒だけ見直す習慣をつけるだけでも、印象は大きく変わります。
請求書送付メールでよくある質問
送付状はメールでも必要ですか？
必須とは限りません。
メール本文そのものが送付状の役割を果たすことが多いため、本文に必要事項がまとまっていれば問題ない場面が多いです。
ただし、社内ルールや取引先の指定がある場合は、それに合わせましょう。
パスワード付きで送るべきですか？
まずは取引先の運用ルールを確認することが大切です。
セキュリティ対応は相手によって考え方が異なるため、自社判断だけで決めず、先方指定に合わせるのが無難です。
適格請求書の要件も確認したほうがいいですか？
はい。
インボイス制度の対象となる取引では、請求書そのものの記載事項が適切かも重要です。
メール文面が丁寧でも、請求書の記載内容に不足があると、相手に手間をかける可能性があります。
メール本文も保存したほうがいいですか？
請求書をメールでやり取りする場合は、自社の保存ルールも整理しておくと安心です。
特に電子データでの授受は、送る側・受け取る側の運用をそろえておくと、後から確認しやすくなります。
まとめ
請求書送付メールで大切なのは、気の利いた表現よりも、相手が迷わず処理できることです。
失礼のない送り方をするためには、次の3点を押さえておけば十分です。
- 件名で請求書メールだとすぐわかる
- 本文で添付・金額・支払期限を明記する
- 原本郵送や再送など、状況をはっきり書く
請求書メールは、毎回凝った文章を書く必要はありません。
必要事項をきちんと入れたうえで、簡潔に、丁寧に伝えることが、もっとも実務的で失礼のない送り方です。
自社で使うなら、この記事の例文をもとに、
「標準版」「初回版」「再送版」の3パターンをテンプレート化しておくと、今後のやり取りがかなりスムーズになります。
