朝に急に体調が悪くなったとき、いちばん困るのが欠勤連絡をどう書くかではないでしょうか。
欠勤連絡メールは、上手に書こうとするよりも、早く・短く・必要事項だけを押さえることが大切です。
とくに体調不良のときは、長文よりも「今日は休むこと」「今後の連絡」「業務への影響」がすぐ伝わる文面のほうが相手に親切です。
この記事では、そのまま使える欠勤連絡メールの例文を中心に、書き方の基本やNG例までまとめて解説します。
コピペしやすいように文例を多めに載せているので、必要な部分だけ調整して使ってください。
欠勤連絡 メール 例文｜まずはそのまま使える基本文例
まずは、もっとも使いやすい基本文例から紹介します。
迷ったら、以下の形をベースにすれば大きく外しません。
1日だけ休むときの基本文例
件名：【欠勤連絡】体調不良のため本日休みます（氏名）
○○課 ○○課長
おはようございます。○○です。
体調不良のため、本日は欠勤させていただきたくご連絡いたしました。
本日予定していた○○については、必要事項を○○さんへ共有しております。
ご迷惑をおかけし申し訳ありません。
よろしくお願いいたします。
いちばん基本になる形です。
「休むこと」「業務の引き継ぎ」「お詫び」が入っているため、短くても十分に伝わります。
病院を受診してから再連絡したいときの文例
件名：【欠勤連絡】体調不良のため本日休みます（氏名）
○○部 ○○様
おはようございます。○○です。
発熱と強い倦怠感があるため、本日は欠勤させていただきます。
このあと受診予定ですので、結果や明日以降の出勤については、あらためてご連絡いたします。
ご迷惑をおかけし申し訳ありません。
何卒よろしくお願いいたします。
受診予定がある場合は、「受診後に再連絡します」と書いておくと、相手も次の動きを考えやすくなります。
2日以上休む可能性があるときの文例
件名：【欠勤連絡】体調不良による欠勤のご連絡（氏名）
○○課 ○○課長
おはようございます。○○です。
体調不良のため、本日欠勤させていただきます。
現時点では明日以降の出勤可否が未定のため、受診後の状況を見て、改めてご連絡いたします。
急なご連絡となり申し訳ありません。
よろしくお願いいたします。
翌日以降も休む可能性があるなら、最初の時点で未定であることを伝えるのがポイントです。
無理に断定せず、現時点で分かる範囲だけ書けば問題ありません。
復帰日がまだ読めないときの文例
件名：【欠勤連絡】体調不良による欠勤について（氏名）
○○部 ○○様
おはようございます。○○です。
体調不良のため、本日も欠勤させていただきます。
まだ体調が安定しておらず、復帰の見込みは本日時点では未定です。
状況が分かり次第、改めてご報告いたします。
ご迷惑をおかけし申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。
数日続けて休むときは、毎回まったく同じ文面にせず、今の状況が少しでも分かるように書くと丁寧です。
有給扱いを相談したいときの文例
件名：【欠勤連絡】体調不良による本日の休暇について（氏名）
○○課 ○○課長
おはようございます。○○です。
体調不良のため、本日は休ませていただきたくご連絡いたしました。
可能であれば、本日は有給休暇扱いでお願いできますと幸いです。
必要な手続きがあればご指示をお願いいたします。
ご迷惑をおかけし申し訳ありません。
よろしくお願いいたします。
有給にしたい場合は、「有給でお願いします」と言い切るより、相談の形にすると角が立ちにくいです。
社外の予定があるときに上司へ送る文例
件名：【欠勤連絡】体調不良のため本日休みます（氏名）
○○課 ○○課長
おはようございます。○○です。
体調不良のため、本日は欠勤させていただきます。
本日○時から予定していた株式会社○○様との打ち合わせについては、対応方法をご相談させてください。
必要であれば、相手先へのご連絡文面もすぐに作成いたします。
急なご連絡となり申し訳ありません。
よろしくお願いいたします。
社外予定がある日は、ただ休むと伝えるだけでは足りません。
「誰に影響があるか」「何を相談したいか」まで入れると、信頼を落としにくくなります。
欠勤連絡 メールに入れるべき項目
欠勤連絡メールは、以下の項目が入っていれば基本的に十分です。
| 項目 | 書く内容 | 例 |
|---|---|---|
| 件名 | 一目で欠勤と分かる件名 | 【欠勤連絡】体調不良のため本日休みます |
| 宛名 | 上司名・部署名 | ○○課 ○○課長 |
| 名乗り | 誰からの連絡か | おはようございます。○○です。 |
| 要件 | 今日は休むこと | 本日は欠勤させていただきます。 |
| 理由 | 簡潔な理由 | 体調不良のため／発熱のため |
| 補足 | 受診予定や出勤見込み | 受診後に改めて連絡します。 |
| 業務対応 | 引き継ぎや影響 | ○○は○○さんへ共有済みです。 |
| 結び | お詫びと締め | ご迷惑をおかけし申し訳ありません。 |
📌 重要なのは、必要な情報だけを過不足なく入れることです。
体調不良のときに、事情を細かく説明しすぎる必要はありません。
体調不良で休むときの欠勤連絡メールの書き方
ここでは、例文を使う前に知っておきたい基本を整理します。
連絡はできるだけ早くする
欠勤連絡は、相手がその日の業務調整をしやすい時間帯に送るのが基本です。
始業直前や始業後では、会議・来客・シフト調整に影響が出やすくなります。
とはいえ、体調が悪いときは完璧にできないこともあります。
その場合でも、連絡できる状態になったらなるべく早く送ることが大切です。
理由は「体調不良」で十分、書きすぎない
欠勤理由は、基本的には「体調不良のため」で足ります。
必要に応じて「発熱」「腹痛」「受診予定」などを足すのは問題ありませんが、症状の細部まで長く書く必要はありません。
たとえば、
- 昨夜からずっと頭が痛くて
- 夜中も何度も起きてしまって
- 朝もかなりつらくて
このように経過を長く説明すると、かえって要点がぼやけます。
読む側が知りたいのは、今日は休むのか、仕事はどうするのか、次の連絡はいつかです。
そこを優先して書きましょう。
引き継ぎと緊急連絡先を書く
欠勤連絡で評価が分かれやすいのが、仕事への影響を書いているかどうかです。
たとえば、
- 今日の会議資料は共有フォルダにあります
- ○○案件は○○さんに共有済みです
- 緊急時はメール確認可能です
このような一文があると、相手はかなり安心します。
もちろん、体調が悪いときに無理をする必要はありません。
ただし、一言でも業務への配慮があると、欠勤連絡がぐっと丁寧に見えます。
返信しやすい一文で締める
結びは、難しく考えなくて大丈夫です。
使いやすいのは、次のような一文です。
- よろしくお願いいたします。
- ご迷惑をおかけし申し訳ありません。
- 受診後、改めてご連絡いたします。
相手が「了解」と返しやすい終わり方にすると、メール全体がすっきりします。
欠勤連絡 メールの件名例
件名は、本文以上に大切です。
上司は朝にたくさんの連絡を確認していることが多いため、件名だけで要件が分かる形にしましょう。
そのまま使いやすい件名
以下は使いやすい件名です。
- 【欠勤連絡】体調不良のため本日休みます
- 【欠勤連絡】体調不良による本日の欠勤について
- 【欠勤連絡】発熱のため本日欠勤いたします
- 【欠勤連絡】体調不良による休暇のお願い
氏名まで入れる文化の職場なら、末尾に（山田）のように付けるとさらに分かりやすくなります。
避けたい件名
反対に、次のような件名は避けたいところです。
- すみません
- お願いがあります
- 今日の件です
- 休みます
これでは、何の連絡か件名だけでは分からないためです。
欠勤連絡は遠慮しすぎず、要件を明確に出したほうが親切です。
欠勤連絡 メールで避けたいNG例
丁寧に書こうとして、かえって分かりにくくなるケースもあります。
よくあるNGを見ておきましょう。
長すぎるメール
昨日から少し調子が悪く、夜もあまり眠れず、朝起きても改善しなかったため……
このように前置きが長いと、結局今日は出勤できるのかどうかが見えにくくなります。
最初に結論を書きましょう。
体調不良のため、本日は欠勤させていただきます。
この一文が先にあるだけで、読みやすさは大きく変わります。
曖昧なメール
今日はちょっと厳しいかもしれません。
様子を見たいです。
これでは、休むのか、遅れて行くのか、半休なのかが分かりません。
欠勤連絡メールでは、判断を相手に委ねすぎないことが大切です。
休むなら休む、遅れるなら遅れると、はっきり書きましょう。
砕けすぎたメール
体調悪いので今日休みます！すみません！
社内で親しい関係でも、欠勤連絡は業務連絡です。
砕けすぎると、軽い印象になることがあります。
短くても、ビジネスメールとしての形は保つのが安心です。
電話とメールの使い分け
体調不良の連絡で迷いやすいのが、電話とメールのどちらにするかです。
結論からいえば、まずは自社のルールが最優先です。
電話連絡が原則の会社もあれば、メールやチャットでの報告が一般的な会社もあります。
電話を優先したい場面
次のような場合は、電話のほうが向いています。
- 就業規則や職場ルールで電話連絡と決まっている
- 当日のシフトや現場対応に大きく影響する
- 始業直前で、すぐ判断してもらう必要がある
- メールだけでは見落とされるおそれがある
とくに接客業・医療職・現場職などは、すぐに人員調整が必要なことが多いため、電話のほうが適していることがあります。
メールでも伝えやすい場面
一方で、次のような場合はメールも使いやすいです。
- 普段からメールやチャットで勤怠連絡をしている
- 受診予定や引き継ぎ内容を文字で残したい
- 複数人に同時に共有したい
- 声を出すのもつらい体調である
メールには、記録が残るという大きな利点があります。
必要事項を整理して伝えたいときには、むしろ向いています。
迷ったら電話のあとにメール
いちばん無難なのは、急ぎは電話、そのあと記録としてメールです。
たとえば、
- 上司に電話で欠勤を伝える
- そのあとメールで業務状況や引き継ぎを書く
この流れなら、連絡の早さと記録の両方を確保できます。
体調不良で休んだ翌日の連絡文例
当日だけでなく、翌日の連絡まで考えておくと安心です。
明日から出勤できるときの文例
件名：明日の出勤について（氏名）
○○課 ○○課長
お疲れ様です。○○です。
体調が回復してきたため、明日は通常どおり出勤予定です。
ご心配とご迷惑をおかけし、申し訳ありませんでした。
明日もよろしくお願いいたします。
欠勤した翌日に出勤できる場合は、戻れることを前日中に伝えると親切です。
引き続き休むときの文例
件名：【欠勤連絡】体調不良による明日の欠勤について（氏名）
○○課 ○○課長
お疲れ様です。○○です。
本日受診しましたが、まだ体調が回復していないため、明日も欠勤させていただきたくご連絡いたしました。
ご迷惑をおかけして申し訳ありません。
今後の見込みについては、体調を見ながら改めてご連絡いたします。
よろしくお願いいたします。
翌日も休む場合は、できれば前日中に伝えると職場側も動きやすくなります。
欠勤連絡 メール 例文を使うときの調整ポイント
例文は便利ですが、そのままだと自分の職場に合わないこともあります。
最後に、調整するときのポイントをまとめます。
相手との関係で言い回しを変える
上司宛てなら、ややかしこまった表現が無難です。
同僚やチーム宛てなら、少し簡潔でも問題ありません。
たとえば上司宛てなら、
欠勤させていただきたくご連絡いたしました。
同僚宛てなら、
本日体調不良でお休みします。
このくらいの差をつければ十分です。
社内ルールに合わせて必要項目を足す
会社によっては、
- 体温の報告
- 受診の有無
- 勤怠システムへの入力
- 診断書の提出
- 連絡先の指定
など、追加で必要なことがあります。
そのため、例文を使うときは「自社で必要な項目が抜けていないか」を最後に確認しましょう。
無理に丁寧すぎる文章にしない
欠勤連絡で大切なのは、文学的にきれいな文章を書くことではありません。
短く、分かりやすく、失礼がないことが最優先です。
迷ったら、次の3点が入っているかだけ確認してください。
- 今日休むこと
- 業務への影響
- 次の連絡予定
これだけで、十分に実用的な欠勤連絡になります。
まとめ
体調不良で休むときの欠勤連絡メールは、長文にしないことが大切です。
とくに重要なのは、次の3つです。
- 欠勤することを最初にはっきり書く
- 引き継ぎや当日の業務対応を書く
- 受診後や翌日の再連絡予定を書く
迷ったときは、まずこの一文から始めれば大丈夫です。
体調不良のため、本日は欠勤させていただきます。
そこに必要に応じて、
受診予定・業務共有・お詫びを足していけば、十分に丁寧なメールになります。
体調が悪いときほど、文章を完璧にしようとしなくて大丈夫です。
早く、簡潔に、相手が判断しやすい形で送ることを意識してください。
