日程調整 メール 敬語｜候補日の出し方と返し方

日程調整メールは、用件を短くわかりやすく伝えつつ、相手が返事しやすい形に整えることが大切です。

特に敬語に迷いやすいのは、次の3点です。

• 候補日をこちらから出すときの言い方
• 相手から候補日をもらったときの返し方
• 都合が合わないときの断り方・再提案の仕方

この記事では、日程調整メールでそのまま使いやすい敬語表現を、候補日の出し方と返し方に分けてわかりやすく整理します。
ビジネスメール初心者でも使いやすいように、コピペしやすい例文もまとめました。

日程調整メールの敬語でまず押さえたい基本

日程調整メールでは、丁寧さだけでなく、相手の負担を増やさないことが重要です。

ただ丁寧なだけの長いメールよりも、必要な情報が整理されているメールのほうが、相手は返事をしやすくなります。

基本は次の流れです。

日程調整メールの基本構成

1. 宛名
2. あいさつ・名乗り
3. 日程調整の目的
4. 候補日または希望の確認
5. 返信のお願い
6. 結び
7. 署名

敬語で意識したいポイント

• 依頼はやわらかく書く
  • 「ご都合をお聞かせください」
  • 「ご都合のよろしい日時をご教示いただけますと幸いです」
• 断定しすぎない
  • 「〇日でお願いします」より
    「〇日でお願いできますでしょうか」のほうがやわらかいです
• 相手に選んでもらいやすくする
  • 候補日を複数出す
  • 所要時間を添える
  • 対面かオンラインかを明記する

日程調整メールで候補日を出すときの書き方

候補日を出すときは、相手が見た瞬間に比較しやすい並べ方にするのがコツです。

候補日は3つ前後あると返しやすい

候補日が1つだけだと、相手の都合が合わない場合にやり取りが増えます。
逆に多すぎても見づらくなるため、まずは3つ前後を目安にすると使いやすいです。

候補日は箇条書きでそろえる

候補日は文章の中に埋め込まず、縦に並べると見やすくなります。

書き方の例です。

• 4月3日（金）10:00～11:00
• 4月4日（土）14:00～15:00
• 4月5日（日）16:00～17:00

曜日、開始時刻、必要なら終了時刻までそろえると親切です。

所要時間と形式も添える

候補日だけでなく、次の情報もあると相手が判断しやすくなります。

• 所要時間
• 実施形式（オンライン・対面）
• 場所やURLの案内予定

たとえば、
「所要時間は30分ほどを予定しております」
「オンラインにてお願いできればと存じます」
と一文添えるだけでも、ぐっとわかりやすくなります。

候補日に幅を持たせる書き方も便利

時間を細かく固定しなくてもよい場合は、幅を持たせた書き方も使えます。

• 4月3日（金）午前
• 4月4日（土）14時以降
• 4月5日（日）終日

ただし、重要な打ち合わせや面接などでは、曖昧すぎると再確認が必要になることがあります。
できるだけ具体的に書くほうが無難です。

候補日をこちらから送るときの例文

もっとも基本的な例文

件名：お打ち合わせ日程のご相談

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
株式会社△△の△△です。

先日はお時間をいただき、ありがとうございました。
本日は、次回のお打ち合わせ日程についてご相談したく、ご連絡いたしました。

下記日程のうち、ご都合のよろしいお時間はございますでしょうか。

• 4月3日（金）10:00～11:00
• 4月4日（土）14:00～15:00
• 4月5日（日）16:00～17:00

なお、所要時間は30分程度を予定しております。
オンラインでの実施を想定しておりますが、難しい場合は別途調整いたします。

上記でご都合が合わない場合は、〇〇様のご都合のよい日時をいくつかお知らせいただけますと幸いです。

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

相手に候補日を出してもらいたいときの例文

件名：お打ち合わせ日程のご相談

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
株式会社△△の△△です。

〇〇の件で、一度お打ち合わせのお時間を頂戴できればと存じます。

ご都合のよろしい日時を、2～3候補ほどお知らせいただくことは可能でしょうか。
なお、こちらは平日10:00～17:00であれば比較的調整しやすくなっております。

ご多忙のところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

相手から候補日をもらったときの返し方

相手から候補日が送られてきたら、まずは連絡へのお礼を伝え、そのうえで回答します。

返し方は、主に次の3パターンです。

提示された候補日で問題ない場合

この場合は、選んだ日時をはっきり確定させるのがポイントです。

あいまいな表現だと、仮押さえなのか確定なのか伝わりにくくなります。

例文

件名：Re: お打ち合わせ日程のご相談

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
ご候補日のご連絡をいただき、ありがとうございます。

それでは、4月4日（土）14:00よりお願いいたします。

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

候補日の一部なら対応できる場合

相手が複数候補を出してくれたときは、対応できる日時を明確に伝えます。

例文

件名：Re: お打ち合わせ日程のご相談

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
ご調整いただき、ありがとうございます。

いただいた候補日のうち、4月4日（土）14:00でしたら可能でございます。
恐れ入りますが、こちらでご調整いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

どの候補日も難しい場合

この場合は、お礼 → お詫び → 代替案の順で書くと、角が立ちにくくなります。

例文

件名：Re: お打ち合わせ日程のご相談

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
このたびはご候補日をお送りいただき、ありがとうございます。

大変申し訳ございませんが、いただいた日程では都合がつかず、参加が難しい状況です。

つきましては、下記の日程で再度ご調整いただくことは可能でしょうか。

• 4月6日（月）10:00～11:00
• 4月7日（火）13:00～14:00
• 4月8日（水）15:00～16:00

上記でも難しいようでしたら、〇〇様のご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。
お手数をおかけし恐縮ですが、よろしくお願い申し上げます。

すぐに候補日を出せないときの返し方

予定確認に時間がかかるときは、返信を止めるのではなく、先にひとこと返すのが大切です。

「まだ日程が出せないから返信しない」は、相手から見ると状況がわかりません。
まずは受け取ったことを伝え、いつ返せるかを書きましょう。

例文

件名：Re: お打ち合わせ日程のご相談

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
ご連絡ありがとうございます。

日程を確認のうえ、○月○日までにあらためてご返信いたします。
恐れ入りますが、今しばらくお待ちいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

日程変更をお願いするときの返し方

いったん決まりかけた日程や、すでに合意した日程を変更したい場合は、通常の日程調整よりも配慮が必要です。

大切なのは、次の3点です。

• まずお詫びする
• 変更したい内容を明確に書く
• 代替日を添える

例文

件名：Re: 4月4日のお打ち合わせにつきまして

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
先日は日程をご調整いただき、誠にありがとうございました。

大変恐縮ですが、4月4日（土）14:00のお打ち合わせについて、日程の再調整をお願いできますでしょうか。

急なお願いとなり、申し訳ございません。
差し支えなければ、下記日程でご都合を伺えますと幸いです。

• 4月5日（日）11:00～12:00
• 4月6日（月）14:00～15:00
• 4月7日（火）16:00～17:00

ご迷惑をおかけし恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

日程調整メールで使いやすい敬語表現

ここでは、日程調整メールで使いやすい表現を場面別にまとめます。

候補日を出すとき

• ご都合のよろしい日時はございますでしょうか
• 下記日程のうち、ご都合の合うお時間がございましたら幸いです
• 差し支えなければ、ご都合をお聞かせください
• 上記で難しい場合は、ご都合のよい日時をご教示いただけますと幸いです

候補日をもらったとき

• ご候補日をお送りいただき、ありがとうございます
• ご調整いただき、誠にありがとうございます
• それでは、○月○日○時よりお願いいたします
• いただいた候補日の中では、○月○日が可能でございます

断る・再調整するとき

• 大変申し訳ございませんが、いただいた日程では都合がつきかねます
• 恐れ入りますが、別日でご調整いただくことは可能でしょうか
• お手数をおかけしますが、再度ご都合を伺えますと幸いです
• ご迷惑をおかけし、申し訳ございません

日程調整メールで避けたい表現

丁寧に見えても、少し強く聞こえたり、雑に見えたりする表現があります。

言い換えたい表現

• 「この日で大丈夫です」
  • → 「○月○日○時でお願いいたします」
  • → 「○月○日○時でしたら可能でございます」
• 「空いてる日を教えてください」
  • → 「ご都合のよろしい日時をお知らせいただけますでしょうか」
• 「都合が悪いです」
  • → 「恐れ入りますが、その日時は都合がつかず、難しい状況です」
• 「いつでも大丈夫です」
  • → 「平日10:00～17:00であれば比較的調整しやすく存じます」

「させていただきます」の使いすぎにも注意

「ご連絡させていただきました」「確認させていただきます」「調整させていただきます」が続くと、くどく見えることがあります。

日程調整メールでは、次のように少し整理すると自然です。

• ご連絡いたしました
• 確認いたします
• 調整いたします

返事が来やすい日程調整メールにするコツ

最後に、候補日の出し方と返し方を実務目線で整理します。

候補日を出す側のコツ

• 候補日は3つ前後
• 日付、曜日、時間をそろえる
• 所要時間を書く
• オンラインか対面かを書く
• 相手の都合が合わない場合の逃げ道も用意する

返す側のコツ

• まずお礼を言う
• 可能な日時を明確に書く
• 難しいときは代替日を添える
• すぐ返せないなら、返信予定日だけでも先に伝える

迷ったらこの形で書けば失敗しにくい

お礼 → 結論 → 補足 → お願い → 結び

この順番で書くと、長くなりすぎず、しかも失礼になりにくいメールになります。

まとめ

日程調整メールの敬語で大切なのは、難しい表現を使うことではありません。
相手が返事をしやすい形で、簡潔に、丁寧に伝えることです。

特に覚えておきたいポイントは次のとおりです。

• 候補日は3つ前後が見やすい
• 日付・曜日・時間・所要時間をそろえる
• 返信ではまずお礼を伝える
• 都合が合わないときは代替日を添える
• すぐ返せないときも、返信予定日だけは先に知らせる

この型を押さえておけば、日程調整メールはかなり書きやすくなります。
そのまま使える例文を自分の場面に合わせて少し調整し、自然な敬語でやり取りしてみてください。