資料や書類、添付ファイルを受け取ったときの返信は、長く書く必要はありません。
大切なのは、「届いたこと」「確認したこと」「次にどうするか」を、相手がすぐ分かるように伝えることです。
とくに迷いやすいのは、次の3つです。
- 受領した … 届いたことを伝える
- 確認した … 中身を見たことを伝える
- 承知した … 内容を理解し、対応方針を受け止めたことを伝える
この違いを押さえるだけで、返信はかなり自然になります。
この記事では、受領メールへの返信でそのまま使いやすい例文と、失礼になりにくい言い方をまとめます。
受領メールの返信でまず押さえたい基本
相手が安心する順番で書く
受領メールの返信は、次の順で書くと分かりやすくなります。
- あいさつ
- 受け取ったこと・確認したこと
- お礼
- 今後の対応
- 結び
この順番にすると、相手は最初の数行で状況を把握できます。
「受領」と「確認」は分けて考える
実務では、届いたことは分かっても、その場で内容確認まで終わっていないことがあります。
そのため、次のように書き分けるのが自然です。
| 状況 | 伝え方 |
|---|---|
| まず届いたことだけ伝えたい | 受領いたしました |
| 内容まで見たことを伝えたい | 確認いたしました |
| 内容を理解し対応することを伝えたい | 承知いたしました |
| まだ確認中 | 受領いたしました。内容を確認のうえ、改めてご連絡いたします |
ここを曖昧にすると、「見ただけなのか」「了承したのか」が伝わりにくくなります。
長文より、簡潔で丁寧な文面がよい
受領メールの返信は、丁寧でも冗長すぎないほうが読みやすいです。
一文を長くしすぎず、1メール1用件を意識すると、相手にも親切です。
受領メールの返信で使いやすい丁寧表現
受け取ったことを伝える表現
社外向けで使いやすい言い方は、次のとおりです。
- 資料を受領いたしました
- 書類を確かに受け取りました
- 添付ファイルを拝受いたしました
- ご送付いただいた資料を受領いたしました
「受け取りました」でも通じますが、社外向けでは
「受領いたしました」「拝受いたしました」のほうが丁寧です。
確認したことを伝える表現
中身まで見たことを伝えるなら、こちらが便利です。
- 内容を確認いたしました
- 添付資料を拝見いたしました
- 送付いただいた内容を確認のうえ、承知いたしました
- ご共有いただいた件、確認いたしました
「確認いたしました」は汎用性が高く、もっとも使いやすい表現です。
今後の対応を添える表現
受領だけで終わらせず、次の動きも一言添えると、より親切です。
- 内容を確認のうえ、改めてご連絡いたします
- 社内で確認し、明日中にご返信いたします
- 本件、上記内容にて進めさせていただきます
- 請求書につきましては、期日までに対応いたします
受領メールへの返信でそのまま使える例文
資料を受け取ったことだけを丁寧に伝える例文
例文
株式会社○○
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
ご送付いただきました資料、確かに受領いたしました。
お送りいただき、ありがとうございます。
まずは受領のご連絡まで申し上げます。
引き続きよろしくお願いいたします。
ポイント
まだ内容確認が終わっていないときは、この形で十分です。
無理に「確認しました」と書かないほうが正確です。
資料を確認したことまで伝える例文
例文
株式会社○○
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
ご送付いただきました資料を受領し、内容を確認いたしました。
早速ご対応いただき、ありがとうございます。
社内でも共有のうえ、必要がございましたら改めてご連絡いたします。
何卒よろしくお願いいたします。
ポイント
「受領」と「確認」を両方入れると、状況が明確になります。
「ありがとうございます」を添えると、事務的になりすぎません。
添付ファイルを確認した返信例文
例文
株式会社○○
○○様
お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
添付ファイルを拝受し、内容を確認いたしました。
ご送付ありがとうございます。
内容に問題ございませんので、このまま進めてまいります。
引き続きよろしくお願いいたします。
ポイント
問題がないことまで伝えると、相手は次の対応に移りやすくなります。
受領後、後で詳しく確認したいときの例文
例文
株式会社○○
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
ご送付いただいた書類は、確かに受領いたしました。
ありがとうございます。
内容を確認のうえ、明日中に改めてご連絡いたします。
取り急ぎ、受領のご報告まで申し上げます。
ポイント
すぐに詳細確認できないときは、いつまでに返事するかを書いておくと親切です。
請求書を受け取ったときの返信例文
例文
株式会社○○
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
ご送付いただきました請求書を受領いたしました。
お送りいただきありがとうございます。
内容を確認のうえ、期日までに対応いたします。
何卒よろしくお願いいたします。
ポイント
請求書・見積書・契約書などは、
受領したことに加えて、今後の対応を短く添えると実務的です。
確認事項があるときの返信例文
例文
株式会社○○
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
ご送付いただきました書類を受領いたしました。
ありがとうございます。
内容を確認したところ、一点確認させていただきたい事項がございます。
○○の箇所について、認識に相違がないかご確認いただけますでしょうか。
お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
ポイント
確認事項があっても、最初に
「受け取りました」→「ありがとうございます」
を入れると、やわらかい印象になります。
受領メールの返信に使える短いフレーズ集
すぐ使いたいときは、次の表現が便利です。
受領を伝える一文
- 確かに受領いたしました。
- 添付資料を拝受いたしました。
- ご送付いただいた書類、受け取りました。
- 資料を受領いたしました。ありがとうございます。
確認を伝える一文
- 内容を確認いたしました。
- 添付ファイルを確認いたしました。
- 共有いただいた件、承知いたしました。
- 内容に問題ないことを確認いたしました。
次の対応を伝える一文
- 後ほど改めてご連絡いたします。
- 社内確認のうえ、ご返信いたします。
- 上記内容にて進めさせていただきます。
- 期日までに対応いたします。
受領メールの返信で避けたい言い方
「確認」と「承知」を混同する
内容を見ただけなら「確認いたしました」、
内容を理解して受け入れるなら「承知いたしました」が自然です。
必要以上に固くしすぎる
丁寧にしようとして、同じ意味の表現を重ねすぎると読みにくくなります。
たとえば、
- ご送付いただきました資料を確かに受領させていただきました
は少し重く見えます。
次のようにすると、すっきりします。
- ご送付いただきました資料を受領いたしました
「受信しました」をそのまま使う
メールそのものに対してなら不自然ではありませんが、
資料・請求書・書類そのものに対しては、受領や拝受のほうが自然です。
不審なメールにそのまま返信する
件名が過去のやり取りに見えても、なりすましや返信を装った不審メールの可能性があります。
添付ファイルやURLに違和感がある場合は、そのメールに返信せず、電話や別の連絡手段で確認するほうが安全です。
受領メール返信のテンプレート
迷ったときは、この形に当てはめれば使いやすいです。
基本テンプレート
株式会社○○
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
ご送付いただきました○○を受領いたしました。
ありがとうございます。
内容を確認のうえ、○○いたします。
引き続きよろしくお願いいたします。
受領メール返信でよくある質問
返信は必ず必要ですか
必須とは言い切れませんが、相手が資料や書類を送っている場合は、返信があるほうが安心されやすいです。
とくに社外とのやり取りでは、短くても返しておくほうが無難です。
件名は変えたほうがいいですか
元のメールへの返信で問題ない内容なら、Re: のまま返すほうが流れが分かりやすいことがあります。
ただし、新しい要件が増えるなら件名を整理したほうが親切です。
どのくらい早く返信すべきですか
すぐ確認できない場合でも、まずは受領だけ返しておくと印象がよくなります。
そのうえで、いつ詳しく返答するかを添えると、相手を待たせにくくなります。
まとめ
受領メールへの返信で大切なのは、丁寧さよりもまず分かりやすさです。
次の3点を押さえれば、十分に感じのよい返信になります。
- 届いたことを伝える
- 確認したかどうかを正確に書く
- 次の対応を一言添える
迷ったときは、まず
「受領いたしました。ありがとうございます。内容を確認のうえ、改めてご連絡いたします。」
この形を基準にすると、ほとんどの場面で対応できます。
