急に会社を休まなければならなくなったとき、いちばん迷いやすいのが「どう伝えれば失礼にならないか」です。
欠勤連絡では、丁寧さも大切ですが、それ以上に大切なのは相手がすぐ判断できる情報を、短くはっきり伝えることです。
長すぎる説明や、あいまいな言い方は、かえって相手を困らせてしまいます。
この記事では、電話・メール・チャットそれぞれで使える敬語の例文と、失礼になりにくい伝え方のコツをまとめます。
そのまま使いやすい形で載せているので、自分の状況に合わせて言い換えて使ってください。
欠勤連絡は「早く・短く・必要事項だけ」が基本
欠勤連絡でまず意識したいのは、丁寧に長く話すことではなく、早く正確に伝えることです。
特に当日朝の連絡では、上司や職場は次のことを知りたいと考えています。
- 今日出勤できるか
- 理由は何か
- 明日以降の見込みはどうか
- 急ぎの仕事に影響があるか
- 誰に引き継げばよいか
そのため、欠勤連絡は次の順番で伝えるとまとまりやすくなります。
- 名乗る
- 本日欠勤したいことを伝える
- 理由を簡潔に伝える
- 出勤見込みや再連絡の予定を伝える
- 必要なら引き継ぎや連絡先を伝える
まずは自社の就業規則や連絡ルールが最優先です。
会社によっては「電話必須」「チャット可」「○時までに直属上司へ連絡」など決まりがあるため、普段から確認しておくと安心です。
欠勤連絡で使いやすい敬語の基本
敬語で悩むときは、難しい表現を増やすより、失礼になりにくい型を覚えておく方が実用的です。
言い切りより、やわらかい申出の形にする
欠勤連絡では、命令的・断定的に聞こえる言い方を避けると印象がやわらかくなります。
たとえば、次のように言い換えられます。
| 強く聞こえやすい言い方 | 丁寧に聞こえやすい言い方 |
|---|---|
| 今日は休みます | 本日はお休みをいただきたく、ご連絡いたしました |
| 行けません | 出勤が難しい状況です |
| 休ませてください | お休みをいただいてもよろしいでしょうか |
| 後でまた連絡します | 状況が分かり次第、改めてご連絡いたします |
理由は詳しすぎなくてよい
理由は簡潔で十分です。
- 体調不良のため
- 発熱があるため
- 家庭の事情のため
- 私用のため
欠勤連絡は事情説明の場ではなく、勤務可否を伝える場です。
細かな症状や私生活の詳細まで書かなくても問題ありません。
謝罪だけで終わらず、配慮も添える
丁寧な印象にしたいなら、謝罪だけでなく、業務への配慮も入れると伝わりやすくなります。
- ご迷惑をおかけし申し訳ありません
- 急ぎの案件は○○さんに共有いたします
- 診察後、改めてご連絡いたします
「すみません」だけで終えるより、相手が次に動きやすくなる一言があると親切です。
欠勤連絡に入れるべき内容
どの連絡手段でも、基本的には次の内容を入れれば十分です。
必須の4項目
- 本日欠勤すること
- 理由
- 復帰見込み、または再連絡の予定
- 迷惑をかけることへの一言
あると親切な項目
- 本日の業務予定
- 引き継ぎ先
- 急ぎの連絡方法
- 診察後に報告する予定
反対に、なくてもよいものは次のとおりです。
- 病状の細かな説明
- 長い経緯説明
- 感情的な言い訳
- 必要以上にへりくだった長文
電話での欠勤連絡の例文
当日の急な欠勤では、今でも電話がもっとも確実な職場が多いです。
特に、始業直前や重要業務がある日は、まず電話で伝えると行き違いを減らしやすくなります。
電話の基本例文
おはようございます。○○部の○○です。
本日、体調不良のため出勤が難しい状況です。
申し訳ございませんが、本日はお休みをいただいてもよろしいでしょうか。
明日の出勤可否については、本日中に改めてご連絡いたします。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
病院に行く予定がある場合
おはようございます。○○部の○○です。
今朝から発熱があり、本日は出勤が難しいため、ご連絡いたしました。
申し訳ございませんが、本日は欠勤させていただければと思います。
このあと受診予定ですので、診察結果が分かりましたら改めてご報告いたします。
何卒よろしくお願いいたします。
業務の引き継ぎも伝える場合
おはようございます。○○部の○○です。
体調不良のため、本日は出勤が難しい状況です。
大変申し訳ありませんが、お休みをいただいてもよろしいでしょうか。
本日の○○案件については、要点をまとめてこのあとメールでお送りします。
急ぎの件がございましたら、携帯をご確認いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
家庭の事情・私用で伝える場合
おはようございます。○○部の○○です。
本日、家庭の事情により出勤が難しいため、ご連絡いたしました。
申し訳ございませんが、本日は欠勤させていただきたく存じます。
明日以降につきましては、状況が分かり次第ご連絡いたします。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
電話でのポイント
電話では、次の3点を意識すると伝わりやすくなります。
- 最初に結論を言う
- 理由は一言でよい
- 長い説明より、再連絡の予定を伝える
声がつらいときは、無理に詳しく話さず、
「詳細はメールまたはチャットで送ります」と補足すれば十分です。
メールでの欠勤連絡の例文
メールは、内容を整理して残せるのが強みです。
業務引き継ぎがあるときや、電話後の補足連絡にも向いています。
件名の付け方
件名は、ひと目で用件がわかる形にします。
- 【欠勤連絡】本日欠勤のご連絡
- 【勤怠連絡】体調不良による欠勤のご連絡
- 【欠勤連絡】○○部 ○○
「おはようございます」「ご連絡」だけの件名は、内容が伝わりにくいため避けた方が無難です。
メールの基本例文
件名：【欠勤連絡】本日欠勤のご連絡
○○課長
おはようございます。○○部の○○です。
本日、体調不良のため出勤が難しい状況です。
誠に申し訳ございませんが、本日はお休みをいただきたく、ご連絡いたしました。
明日の出勤可否につきましては、本日中に改めてご連絡いたします。
ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
引き継ぎありのメール例文
件名：【欠勤連絡】体調不良による欠勤のご連絡
○○課長
おはようございます。○○部の○○です。
本日、体調不良のため出勤が難しい状況です。
申し訳ございませんが、本日は欠勤させていただきたく、ご連絡いたしました。
本日の対応予定については、下記のとおりです。
- 10時の○○社との打ち合わせ：○○さんへ共有済みです
- 午後提出予定の資料：共有フォルダに最新版を保存しております
- 急ぎのご連絡：携帯電話をご確認いただけますと幸いです
明日の出勤可否は、本日中に改めてご連絡いたします。
ご迷惑をおかけし恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
電話がつながらなかったときのメール例文
件名：【欠勤連絡】本日欠勤のご連絡
○○課長
おはようございます。○○部の○○です。
先ほどお電話いたしましたがつながらなかったため、メールにて失礼いたします。
本日、体調不良のため出勤が難しい状況です。
申し訳ございませんが、本日はお休みをいただきたく存じます。
状況が分かり次第、改めてご連絡いたします。
何卒よろしくお願いいたします。
2日目以降の欠勤連絡メール例文
件名：【欠勤連絡】本日も欠勤いたします
○○課長
おはようございます。○○部の○○です。
昨日より体調が回復しておらず、本日も欠勤させていただきたく、ご連絡いたしました。
ご迷惑をおかけしており、申し訳ございません。
本日受診予定のため、今後の見込みが分かりましたら改めてご報告いたします。
何卒よろしくお願いいたします。
メールでのポイント
メールでは、次の点を押さえると読みやすくなります。
- 件名で欠勤連絡と分かるようにする
- 1文を長くしすぎない
- 引き継ぎは箇条書きにする
- 署名や所属を省略しない
チャットでの欠勤連絡の例文
最近は、社内チャットで勤怠連絡を行う会社も増えています。
ただし、チャットでよいかどうかは会社ルール次第です。
指定がないなら、急ぎの当日連絡は電話を優先し、チャットは補足として使うと安心です。
チャットの基本例文
おはようございます。○○です。
体調不良のため、本日は欠勤させていただきたく、ご連絡しました。
明日の出勤可否は、本日中に改めてご連絡いたします。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
電話しづらいときのチャット例文
おはようございます。○○です。
声が出にくいため、チャットにて失礼いたします。
本日、体調不良により出勤が難しい状況です。
申し訳ありませんが、本日はお休みをいただけますと幸いです。
必要事項があれば、チャットまたはメールでご連絡ください。よろしくお願いいたします。
引き継ぎを含めたチャット例文
おはようございます。○○です。
本日、体調不良のため欠勤いたします。申し訳ありません。
本日の対応事項は以下のとおりです。
・○○社案件：共有フォルダに資料あり
・10時の打ち合わせ：○○さんへ引き継ぎ相談済み
・急ぎの件：必要であれば個別にご連絡ください
状況が分かり次第、改めてご連絡いたします。
よろしくお願いいたします。
チャットで気をつけたいこと
チャットは便利ですが、雑に見えやすい面もあります。
次の点には気をつけましょう。
- 「休みます」だけで終わらせない
- スタンプだけで済ませない
- 絵文字を多用しない
- オープンなチャンネルに私的情報を書きすぎない
チャットは短くてよいですが、短すぎて情報不足になるのは避けたいところです。
状況別に使える欠勤連絡の言い換え
欠勤理由は、正直に伝えつつも、必要以上に詳しく言わないのが基本です。
ここでは、よくあるケース別の言い換えを紹介します。
体調不良のとき
- 体調不良のため、本日は欠勤させていただきたく存じます
- 発熱があり、出勤が難しい状況です
- 体調が優れないため、本日はお休みをいただきたくご連絡いたしました
家庭の事情のとき
- 家庭の事情により、本日は欠勤させていただきます
- 私用のため、本日の出勤が難しくなりました
- やむを得ない事情により、本日はお休みをいただきたく存じます
復帰見込みがまだ分からないとき
- 状況が分かり次第、改めてご連絡いたします
- 受診後に、今後の見込みをご報告いたします
- 明日の出勤可否については、本日中にご連絡いたします
迷惑をかけるお詫びを伝えたいとき
- ご迷惑をおかけし、申し訳ございません
- 急なご連絡となり、恐縮しております
- ご不便をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします
欠勤連絡で避けたいNG表現
丁寧にしようとして、かえって不自然になることもあります。
次のような表現には注意しましょう。
1. 一方的すぎる言い方
- 今日休みます
- 行けません
- 無理です
ぶっきらぼうに見えやすいため、
「お休みをいただきたく、ご連絡しました」のようにするとやわらかくなります。
2. 詳しすぎる説明
- 昨日の夜から○時に起きて、熱を測ったら…
- 家族とこういう事情があって…
事情を長く説明すると、要点がぼやけます。
まずは欠勤の事実と必要事項を優先しましょう。
3. あいまいすぎる言い方
- たぶん休みます
- 行けたら行きます
- もしかすると遅れます
上司や職場が判断しにくくなるため、
現時点で分かる範囲ではっきり伝える方が親切です。
4. 連絡なし・連絡遅れ
どれだけ丁寧な文面でも、連絡が遅いと印象はよくありません。
欠勤が分かった時点で、まず一報を入れることが大切です。
欠勤と有休の違いも知っておくと安心
欠勤連絡をする際、「今日は欠勤扱いなのか、有休を使うのか」が気になる人も多いでしょう。
一般に、
欠勤は所定労働日に休むことそのものを指し、賃金の扱いや手続きは会社の就業規則によります。
一方、年次有給休暇は要件を満たした労働者に認められる休暇です。
そのため、体調不良で休む場合でも、
- まずは欠勤の連絡を入れる
- そのうえで有休申請が必要かを会社ルールで確認する
という流れで考えると整理しやすくなります。
特に、会社によっては
- 欠勤届が必要
- 有休申請は別途システム申請
- 連続欠勤では診断書提出が必要
といった運用があるため、「休む連絡」と「勤怠処理」は別と考えておくと混乱しにくいです。
休んだあとに送ると丁寧な連絡
欠勤連絡そのものだけでなく、その後の一報までできると印象が整います。
2日目以降の連絡
欠勤が続くときは、放置せず、状況を簡潔に伝えます。
例文
おはようございます。○○です。
体調がまだ回復しておらず、本日も欠勤させていただきたく、ご連絡いたしました。
今後の見込みは、受診後に改めてご報告いたします。
ご迷惑をおかけし申し訳ありません。よろしくお願いいたします。
復帰時の連絡
例文
おはようございます。○○です。
お休みをいただいておりましたが、明日より出勤いたします。
欠勤中はご迷惑をおかけし、申し訳ございませんでした。
何卒よろしくお願いいたします。
フォローしてくれた人への一言
復帰後に、関係者へ短くお礼を伝えると好印象です。
- ご対応いただき、ありがとうございました
- ご迷惑をおかけしました
- フォローしていただき助かりました
長文でなくても、一言あるだけで十分です。
欠勤連絡に関するよくある疑問
上司が電話に出ないときはどうする？
まず着信を残し、メールやチャットで補足連絡を入れるのが無難です。
「先ほどお電話しましたがつながらなかったため、メールにて失礼いたします」と添えれば自然です。
病名まで伝えるべき？
必ずしも必要ではありません。
体調不良、発熱、受診予定など、勤務可否の判断に必要な範囲で十分です。
ただし、会社ルールで診断書や報告が必要な場合は、それに従いましょう。
チャットだけで済ませてもよい？
会社が認めているなら問題ありません。
ただし、急ぎの当日欠勤や重要業務がある日は、電話の方が確実なこともあります。
迷うときは、電話＋チャットの併用が安心です。
私用の内容はどこまで言うべき？
無理に詳しく言う必要はありません。
「家庭の事情」「私用」「やむを得ない事情」で足りることが多いです。
詳細説明より、勤務可否と再連絡予定を明確にする方が大切です。
まとめ
欠勤連絡の敬語で大切なのは、難しい表現を使うことではありません。
早く、簡潔に、必要事項を相手が分かる形で伝えることが最優先です。
手段ごとの基本を整理すると、次のようになります。
- 電話：当日の急な欠勤で確実に伝えやすい
- メール：記録を残しやすく、引き継ぎを書きやすい
- チャット：短く素早く伝えやすいが、会社ルールの確認が必要
そして、どの手段でも共通するのは次の3点です。
- 結論を先に言う
- 理由は簡潔にする
- 復帰見込みや再連絡予定を添える
迷ったときは、まずこの一文をベースにすると使いやすいです。
「本日、体調不良のため出勤が難しい状況です。申し訳ございませんが、お休みをいただきたく、ご連絡いたしました。」
この形をもとに、電話・メール・チャットへ調整すれば、失礼になりにくい欠勤連絡になります。
