打ち合わせや面談の依頼メールは、相手が「返事しやすい形」になっているかで印象が変わります。
特に、候補日をこちらから出す場合は、ただ日時を並べるだけでは不十分です。
目的・所要時間・実施方法・代替案まで入っていると、相手は判断しやすく、やり取りも短く済みます。
この記事では、候補日を出してお願いする日程調整メールを中心に、そのまま使える例文と、失礼になりにくい書き方をまとめます。
コピペして使えるように、場面別に整理して紹介します。
日程調整依頼メールの基本
日程調整メールは、次の6点がそろうと読みやすくなります。
- 件名：何の調整かひと目でわかる
- 目的：打ち合わせ・面談・ご挨拶など
- 候補日：月日・曜日・時間まで明記する
- 所要時間：30分、1時間など
- 実施方法：訪問・来社・オンライン
- 結び：別日相談も可能であることを添える
本文の流れは、次の順番にすると自然です。
- あいさつ
- 日程調整をお願いしたい用件
- 候補日
- 所要時間・方法
- 難しい場合のお願い
- 結び
ポイントは、相手に考えさせすぎないことです。
「何の予定なのか」「どれくらい時間がかかるのか」「どの候補を選べばよいのか」がすぐわかるメールは、返信率も上がりやすくなります。
件名の付け方
件名は、用件が一目で伝わる形にします。
使いやすい件名の例はこちらです。
- 打ち合わせ日程のご相談
- お打ち合わせ日程調整のお願い
- 面談日程のご相談
- ご訪問日程のご相談
- ○○に関するお打ち合わせ日程のお願い
件名で迷ったら、次の形が無難です。
「○○の日程調整のお願い」
件名が曖昧だと、本文を開かないと内容がわかりません。
逆に、件名だけで要件が伝わると、相手は優先順位をつけやすくなります。
日程調整依頼メールの基本テンプレート
まずは、もっとも使いやすい基本形です。
社外向けにも社内向けにも調整しやすいテンプレートです。
件名：お打ち合わせ日程のご相談
○○株式会社
○○様
いつもお世話になっております。
△△株式会社の△△です。
○○の件につきまして、一度お打ち合わせのお時間をいただければと思い、ご連絡いたしました。
候補日として、下記はいかがでしょうか。
・○月○日（○）10:00～11:00
・○月○日（○）14:00～15:00
・○月○日（○）16:00～17:00
所要時間は1時間ほどを予定しております。
オンライン、または貴社ご訪問のいずれでも可能です。
上記でご都合が合わない場合は、差し支えない範囲でご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
このテンプレートは、候補日・所要時間・代替案がそろっているため、かなり使い回しがしやすい形です。
候補日を出してお願いする日程調整メール例文
ここからは、実際の場面ごとに使いやすい例文を紹介します。
取引先に打ち合わせをお願いする例文
件名：お打ち合わせ日程のご相談
○○株式会社
営業部 ○○様
いつもお世話になっております。
△△株式会社の△△です。
先日ご相談いただきました○○の件につきまして、詳細をご説明するお時間を頂戴できればと思い、ご連絡いたしました。
ご都合がよろしければ、下記日程にてお打ち合わせをお願いできますでしょうか。
・4月8日（水）10:00～11:00
・4月9日（木）13:00～14:00
・4月10日（金）15:00～16:00
所要時間は1時間程度を予定しております。
オンラインでの実施も可能です。
もし上記日程で難しいようでしたら、別日でも調整いたします。
ご都合のよい日時をいくつかお知らせいただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
初回の商談・ご挨拶をお願いする例文
件名：ご挨拶のお時間のご相談
○○株式会社
○○様
突然のご連絡失礼いたします。
△△株式会社の△△と申します。
このたびは、○○に関連してぜひ一度ご挨拶とご説明の機会をいただきたく、ご連絡いたしました。
ご都合が合いましたら、下記の候補日で30分ほどお時間をいただけますでしょうか。
・4月11日（土）11:00～11:30
・4月14日（火）14:00～14:30
・4月15日（水）16:00～16:30
オンラインにて実施できればと考えておりますが、貴社へお伺いする形でも問題ございません。
上記以外の日程をご希望の場合は、可能な範囲で調整いたします。
ご都合のよい日時をご教示いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
オンライン面談をお願いする例文
件名：オンライン面談日程のご相談
○○様
いつもお世話になっております。
△△の件でご連絡しております、△△です。
一度オンラインにてご相談のお時間をいただきたく、面談日程についてご相談申し上げます。
候補日を下記に記載いたします。
・4月8日（水）9:30～10:00
・4月8日（水）17:00～17:30
・4月9日（木）12:00～12:30
面談時間は30分程度を予定しております。
URLは日程確定後にお送りします。
ご都合のよい日時がございましたら、ご返信いただけますと幸いです。
難しい場合は、別候補もお出しいたします。
どうぞよろしくお願いいたします。
社内の上司・関係者にお願いする例文
件名：打ち合わせ日程のご相談
○○部長
お疲れさまです。△△です。
○○案件についてご相談したく、30分ほどお時間をいただければと思っております。
候補日としては、以下を考えております。
・4月8日（水）13:00～13:30
・4月9日（木）10:00～10:30
・4月10日（金）17:00～17:30
ご都合のよい時間がありましたら、ご指定いただけますと助かります。
難しければ別日で調整いたします。
よろしくお願いいたします。
社内メールは社外ほど堅くなくて構いませんが、
「何について」「何分くらい」「どの候補か」は必ず明確にしておくとスムーズです。
候補日が少ないときの例文
件名：日程のご相談
○○株式会社
○○様
いつもお世話になっております。
△△株式会社の△△です。
○○の件でお打ち合わせの機会をいただきたく、ご連絡いたしました。
あいにく直近で確保できる日時が限られており恐縮ですが、現時点では下記のみご案内可能です。
・4月9日（木）15:00～16:00
・4月10日（金）10:00～11:00
候補が少なく大変恐縮ですが、ご都合はいかがでしょうか。
もし難しい場合は、翌週以降で改めて調整させていただければ幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
候補が少ない場合は、「少なくて申し訳ない」→「別日も調整する」の流れを入れると、押しつけ感が和らぎます。
相手に失礼になりにくい言い回し
日程調整メールでは、少しの言い換えで印象がかなり変わります。
強すぎる表現は避け、お願い・相談の形にすると自然です。
| 強めに聞こえやすい表現 | やわらかい表現 |
|---|---|
| この日でお願いします | 下記日程はいかがでしょうか |
| 返信してください | ご返信いただけますと幸いです |
| 空いている日を教えてください | ご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか |
| 都合を合わせてください | ご調整いただけますと幸いです |
| 無理なら別日をください | 難しい場合は別日でも調整可能です |
よく使いやすいフレーズを、まとめて置いておきます。
- ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです
- 差し支えない範囲でご返信ください
- 難しい場合は別日でも調整いたします
- お忙しいところ恐れ入りますが
- 何卒よろしくお願いいたします
これらを入れるだけで、文章がぐっと自然になります。
候補日の出し方で差がつくポイント
候補日を出すときは、ただ3つ並べればよいわけではありません。
相手が選びやすい形にしておくことが大切です。
月日・曜日・時間を省略しない
「4/8 10時」よりも、
「4月8日（水）10:00～11:00」 のほうが誤解が起きにくくなります。
曜日があると、相手は予定表と照らし合わせやすくなります。
候補日は2〜5案ほどが実務的
多すぎると読むのが大変になり、少なすぎると合わない可能性が高くなります。
迷ったら、3案前後にしておくとバランスがよいです。
時間帯を少しずらす
全部午前中にすると、相手の選択肢が狭くなります。
午前・午後を少し分けて出すと、返事しやすくなります。
所要時間を必ず添える
「打ち合わせをお願いします」だけでは、30分なのか1時間なのかわかりません。
所要時間がわかると、相手は空き枠にはめ込みやすくなります。
難しい場合の逃げ道を残す
候補日を出したあとに、
「上記で難しい場合は、別日でも調整いたします」
と添えるだけで、相手の心理的な負担が軽くなります。
日程調整メールでよくあるNG
読みやすいメールにするために、次の点は避けたいところです。
候補日が1つしかない
候補が1つだけだと、相手に「その日しか認めない」という印象を与えやすくなります。
やむを得ない場合でも、翌週以降も相談可能と一言入れるのがおすすめです。
何の予定かわからない
「お時間いただけますか」だけでは、相手は判断しにくくなります。
打ち合わせなのか、ご挨拶なのか、説明なのかを明確にしましょう。
長すぎて要点が見えない
前置きが長いと、結局どの日時を選べばよいのかわかりにくくなります。
候補日は箇条書きにして、視認性を上げるのが基本です。
相手の都合への配慮がない
一方的に候補を提示して終わると、やや強い印象になります。
「難しい場合はご都合のよい日時をお知らせください」 を添えるだけで、かなり印象が柔らかくなります。
返信がもらいやすいメールにするコツ
日程調整メールは、内容よりも返しやすさが重要です。
返信率を上げたいなら、次の3点を意識してみてください。
- 候補日を箇条書きにする
- 所要時間を入れる
- 「どれか1つ選べば返信完了」になる形にする
たとえば、次のように書くと返しやすくなります。
「下記いずれかでご都合が合いましたら、ご返信いただけますと幸いです。」
この一文があるだけで、相手は
“長文で返さなくていい” と感じやすくなります。
また、急ぎの調整なら、必要に応じて返信目安も添えましょう。
例：
- 恐れ入りますが、○月○日までにご返信いただけますと幸いです。
- お急ぎで恐縮ですが、明日午前中までにご確認いただけますと助かります。
ただし、期限をつけるときは理由のない強い言い方にならないよう注意が必要です。
メールの往復を減らしたいときの工夫
最近は、候補日を文章で送るだけでなく、予約ページや調整リンクを併用する方法も増えています。
たとえば Google Calendar には appointment schedule（予約ページ）機能があり、共有リンクを相手に送れます。Gmail では、メール作成画面から booking page を差し込める案内も公開されています。Microsoft 365 でも Bookings により、共有可能な予約ページを使った日程調整ができます。 ([Google ヘルプ][1])
とはいえ、すべての相手がこうした仕組みに慣れているとは限りません。
そのため実務では、次の形が使いやすいです。
- まずは候補日をメール本文に書く
- 必要に応じて調整リンクも併記する
例：
「候補日は下記のとおりです。あわせて調整用リンクも記載いたしますので、ご都合のよい方法でご確認ください。」
これなら、相手に合わせた柔軟な調整ができます。
そのまま使いやすい短文フレーズ集
最後に、差し込みやすい短文をまとめます。
候補日を出すとき
- 下記日程のいずれかでご都合はいかがでしょうか。
- 候補日を3点お送りします。
- 下記の日時でお時間をいただけますと幸いです。
難しい場合の一言
- 上記で難しい場合は、別日でも調整可能です。
- ご都合のよい日時がございましたら、お知らせください。
- 差し支えない範囲で、別候補をご教示いただけますと幸いです。
所要時間を伝えるとき
- 所要時間は30分ほどを予定しております。
- お時間は1時間程度を見込んでおります。
- 短時間でも構いませんので、20〜30分ほど頂戴できれば幸いです。
結びの一言
- お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
- ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
- ご都合をお知らせいただけますと幸いです。
まとめ
日程調整依頼メールで大切なのは、丁寧さだけではありません。
相手がすぐ判断できるように、候補日・所要時間・方法・代替案をわかりやすく書くことが重要です。
迷ったら、次の形で考えると失敗しにくくなります。
- 件名で用件を明確にする
- 候補日は3案前後にする
- 月日・曜日・時間を省略しない
- 所要時間と実施方法を入れる
- 難しい場合の代替案も添える
まずは基本テンプレートを使い、相手や場面に合わせて少しずつ調整していけば十分です。
日程調整メールは、「伝える文章」ではなく「返信しやすい文章」にすると、ぐっと実務で使いやすくなります。
