面接の日程連絡が来たとき、
「どこまで書けばいいのか」「短く返すと失礼ではないか」と迷う人は多いものです。
結論からいうと、面接日程の返信メールは、長文にする必要はありません。
ただし、短くても
- お礼
- 候補日への返答
- 日時の確認
- 結び
の4点が入っていれば、十分に丁寧です。
この記事では、候補日への返答に使いやすいテンプレートを中心に、
そのまま使える例文、言い換え、NG例までまとめて紹介します。
就活中の学生はもちろん、転職活動中の社会人にも使える内容にしているので、
自分の状況に合う文面をそのまま調整して使ってください。
面接日程の返信メールでまず押さえたい基本
面接日程の返信メールは、単なる事務連絡ではありません。
採用担当者にとっては、応募者の丁寧さ・確認力・やり取りのしやすさが見える場面でもあります。
特に大切なのは、次の5つです。
返信はできるだけ早く行う
目安は、当日中〜24時間以内です。
すぐに都合が確認できない場合でも、返信を放置するのではなく、まずは
- 日程確認中であること
- いつまでに返答するか
を先に伝えましょう。
それだけでも、相手は安心して待てます。
件名は基本的にそのままでよい
返信メールでは、元の件名を変えずに「Re:」を残すのが一般的です。
件名を変えないほうが、採用担当者がやり取りを追いやすくなります。
例
Re: 面接日程のご案内
Re: 一次面接日程のご連絡
宛名・社名・担当者名は省略しない
会社名や担当者名のミスは、メール全体の印象を下げやすいポイントです。
特に注意したいのは次の点です。
- 「（株）」ではなく「株式会社」と書く
- 担当者名の漢字を間違えない
- 担当者名が不明なら「採用ご担当者様」とする
本文は「結論を先に」が基本
読みやすい返信メールは、順番がはっきりしています。
おすすめの流れは次の通りです。
- お世話になっております
- 名乗る
- 日程連絡へのお礼
- 候補日への返答
- 必要なら日時を再掲
- 結び
- 署名
候補日への返答は曖昧にしない
「いつでも大丈夫です」
「たぶん行けます」
「また連絡します」
このような返し方は、相手が次にどう動けばよいか分かりにくくなります。
返信メールでは、相手がそのまま面接を確定しやすい書き方を意識しましょう。
面接日程 返信メールの基本テンプレート
まずは、どの状況にも応用しやすい基本形を紹介します。
そのまま使える基本形
件名：Re: 面接日程のご連絡
株式会社○○
人事部 ○○様
お世話になっております。
○○職に応募しております、○○ ○○と申します。
このたびは面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた候補日の中では、
○月○日（○）○時よりお伺い可能です。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
――――――――――
氏名
電話番号
メールアドレス
――――――――――この形を覚えておけば、まず困りません。
候補日への返答テンプレート【そのまま使える例文】
ここからは、状況別に使える例文を紹介します。
候補日の中から1つ選んで返答する場合
もっとも基本的な返信です。
候補日が複数提示され、その中から1つを選べるときに使います。
例文
件名：Re: 面接日程のご連絡
株式会社○○
採用ご担当 ○○様
お世話になっております。
○○ ○○と申します。
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただきました候補日の中では、
○月○日（○）○時よりお伺いしたく存じます。
お忙しいところ恐れ入りますが、
何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――
氏名
電話番号
メールアドレス
――――――――――この書き方のポイント
- まずお礼を書く
- 「どの日程を希望するか」を明確にする
- 最後はシンプルに締める
必要以上に長くしなくても問題ありません。
候補日の中から複数の希望日を伝える場合
企業から複数候補が出ていて、自分もその中から優先順位つきで返したい場合に使える形です。
例文
件名：Re: 面接日程のご連絡
株式会社○○
人事部 ○○様
お世話になっております。
○○ ○○と申します。
このたびは面接候補日をご連絡いただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただきました日程の中では、下記を希望しております。
第一希望：○月○日（○）○時
第二希望：○月○日（○）○時
第三希望：○月○日（○）○時
上記でご調整いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――――
氏名
電話番号
メールアドレス
――――――――――この書き方が向いている場面
- 複数候補のうち、どれも対応可能
- できれば都合のよい順で伝えたい
- 相手に調整しやすく返したい
第一希望・第二希望・第三希望の形にすると、見やすく、誤解も起きにくくなります。
候補日はどれでも問題ないが、丸投げに見せたくない場合
「どの日程でも行けるが、雑に見えるのは避けたい」という場面もあります。
その場合は、いつでも大丈夫ですだけで終わらせず、相手が選びやすい一文を添えるのがコツです。
例文
件名：Re: 面接日程のご連絡
株式会社○○
採用ご担当者様
お世話になっております。
○○ ○○と申します。
面接候補日のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた日程はいずれも調整可能でございます。
ご都合のよい日時にてご指定いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――――
氏名
電話番号
メールアドレス
――――――――――一言だけで印象が変わる表現
NGに近い書き方
「いつでも大丈夫です」
より丁寧な書き方
「ご提示いただいた日程はいずれも調整可能でございます」
「ご都合のよい日時をご指定いただけますと幸いです」
提示された候補日が合わない場合の返信メール
候補日がどれも難しいときは、
お詫び＋代替候補日をセットで返すのが基本です。
例文
件名：Re: 面接日程のご連絡
株式会社○○
人事部 ○○様
お世話になっております。
○○ ○○と申します。
このたびは面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、
ご提示いただきました候補日では都合がつかず、伺うことが難しい状況です。
恐れ入りますが、下記日程でご調整いただくことは可能でしょうか。
・○月○日（○）10:00〜12:00
・○月○日（○）14:00〜17:00
・○月○日（○）終日
お手数をおかけし恐縮ですが、
ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――――
氏名
電話番号
メールアドレス
――――――――――合わないときに意識したいコツ
- 先に謝意とお詫びを書く
- 代替案を3つ程度出す
- 日付だけでなく時間帯も書く
- 理由は必要なら簡潔にする
理由を書くなら、長く説明しすぎないのが無難です。
例
「所用のため」
「現職の都合により」
「授業の都合により」
まだ予定確認ができず、すぐ返答できない場合
すぐに返事できないからといって、無返信のままにするのは避けたいところです。
その場合は、一次返信を入れれば大丈夫です。
例文
件名：Re: 面接日程のご連絡
株式会社○○
採用ご担当 ○○様
お世話になっております。
○○ ○○と申します。
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
現在スケジュールを確認しておりますため、
○月○日（○）までに改めてご返信いたします。
お待たせしてしまい恐縮ですが、
何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――
氏名
電話番号
メールアドレス
――――――――――この返信が役立つ理由
返信が遅れると、相手は
- メールを見ていないのか
- 志望度が低いのか
- 調整する意思があるのか
を判断しにくくなります。
一度ひとこと返しておくだけで、印象はかなり変わります。
オンライン面接の候補日に返答する場合
オンライン面接では、日程だけでなく、
使用ツールやURLの案内があるかも気になるところです。
基本は通常の返信と同じで問題ありませんが、必要に応じて一文添えると丁寧です。
例文
件名：Re: オンライン面接日程のご連絡
株式会社○○
採用ご担当 ○○様
お世話になっております。
○○ ○○と申します。
このたびはオンライン面接の日程をご連絡いただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただきました候補日の中では、
○月○日（○）○時を希望しております。
当日の接続方法等につきまして、
ご案内いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――――
氏名
電話番号
メールアドレス
――――――――――オンライン面接で確認してよいこと
確認してよい内容は、当日に必要な実務事項です。
- 使用ツール
- URL
- 入室時間
- 緊急連絡先
- 事前提出物の有無
一方で、待遇や働き方などの質問をこの段階で詰め込みすぎるのは避けたほうが無難です。
面接日時が確定したあとの返信メール
日程が確定したあとに、確認の意味で返信したいこともあります。
このときは、日時を本文に書き直して確認すると親切です。
例文
件名：Re: 面接日程確定のご連絡
株式会社○○
人事部 ○○様
お世話になっております。
○○ ○○と申します。
面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
それでは、
○月○日（○）○時より、貴社にお伺いいたします。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――――
氏名
電話番号
メールアドレス
――――――――――確定後の返信で入れたいこと
- お礼
- 確定日時の再掲
- 当日のあいさつ
長くしなくて大丈夫です。
確認のズレを防ぐことがいちばん大切です。
コピペで使える短文テンプレート集
ここでは、すぐ返したい人向けに短めの文例をまとめます。
候補日を1つ選ぶ短文
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた候補日の中では、○月○日（○）○時を希望しております。
何卒よろしくお願いいたします。候補日がどれも可能なときの短文
面接候補日のご連絡をいただき、ありがとうございます。
ご提示いただいた日程はいずれも調整可能でございます。
ご都合のよい日時をご指定いただけますと幸いです。候補日が合わないときの短文
ご連絡いただいた候補日では都合がつかず、申し訳ございません。
恐れ入りますが、下記日程にてご調整いただくことは可能でしょうか。いったん保留したいときの短文
面接日程のご連絡をありがとうございます。
現在予定を確認しておりますため、○月○日までに改めてご返信いたします。面接日程の返信メールで使いやすい言い回し
文面に迷ったら、次のフレーズを入れ替えるだけでも整いやすくなります。
お礼の言い方
- 面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます
- このたびは面接候補日をご連絡いただき、ありがとうございます
- 面接の機会をいただき、心より感謝申し上げます
希望日時を伝える言い方
- ○月○日（○）○時を希望しております
- 下記日程でお伺い可能です
- ご提示いただいた候補日の中では、○月○日（○）が可能です
調整をお願いする言い方
- 下記日程にてご調整いただくことは可能でしょうか
- ご都合が合いましたら、下記候補日にてお願いいたします
- お手数をおかけしますが、ご検討いただけますと幸いです
結びの言い方
- 何卒よろしくお願いいたします
- お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願い申し上げます
- 当日はどうぞよろしくお願いいたします
返信メールで避けたいNG例
丁寧に返したつもりでも、次のような書き方は避けたいところです。
NG1 用件が曖昧
大丈夫です。
よろしくお願いします。これでは、どの日程なのか分かりません。
日時を具体的に書くことが必要です。
NG2 候補日が少なすぎる
○月○日しか空いていません。やむを得ない場合を除き、相手が調整しづらくなります。
できれば複数候補を出しましょう。
NG3 言い訳が長い
その日は朝から予定があって、午後も別件があって……理由を細かく説明しすぎると、かえって読みにくくなります。
事情が必要なら、簡潔に一言で十分です。
NG4 件名を新しく変えてしまう
やり取りの途中で件名をまったく変えると、
相手がスレッドを追いにくくなることがあります。
返信なら、基本的にはそのままで問題ありません。
NG5 署名がない
署名がないと、採用担当者が後から見返したときに分かりにくくなります。
最低でも次は入れておきましょう。
- 氏名
- 電話番号
- メールアドレス
面接日程 返信メールのチェックリスト
送信前に、次の項目をざっと見直すだけでミスを減らせます。
| チェック項目 | 確認ポイント |
|---|---|
| 件名 | Reを消していないか |
| 宛名 | 会社名・担当者名に誤りがないか |
| 名乗り | フルネームで名乗っているか |
| お礼 | 面接機会への感謝が入っているか |
| 日時 | 希望日時が具体的に書かれているか |
| 表現 | 曖昧な言い方になっていないか |
| 署名 | 連絡先を入れているか |
送信前に30秒見直すだけでも、印象は大きく変わります。
よくある質問
返信は夜でもしてよい？
すぐ返信したい気持ちがあっても、深夜や早朝は避けたほうが無難です。
どうしてもその時間に作成するなら、送信予約を使うのも一つの方法です。
返信が遅れてしまったらどうする？
遅れたことを一言詫びたうえで、通常どおり返信すれば大丈夫です。
例
「ご返信が遅くなり申し訳ございません。」
「確認に時間を要し、ご連絡が遅くなりました。」
そのあとに、希望日時や回答を明確に書きましょう。
面接日程の返信で「承知しました」は使える？
使えます。
ただし、日程確定の場面では
- 承知いたしました
- かしこまりました
- ○月○日○時に伺います
のように、具体的な日時確認まで入れるほうが丁寧です。
返信メールに質問を入れてもよい？
持ち物、会場、オンライン面接のURLなど、
当日に必要な確認事項であれば問題ありません。
ただし、待遇や休日、残業などの質問をこの段階で大量に送るのは避けたほうがよいでしょう。
まとめ
面接日程の返信メールで大切なのは、
気の利いた表現よりも、相手が確認しやすいことです。
押さえるべきポイントは、次の通りです。
- 返信はできるだけ早く行う
- 件名は基本的にそのまま返す
- お礼を最初に入れる
- 候補日への返答は具体的に書く
- 合わないときは代替候補を出す
- 署名まで入れて送る
迷ったときは、まずこの一文を軸にするとまとまりやすくなります。
「面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。ご提示いただいた候補日の中では、○月○日（○）○時を希望しております。」
これだけでも、十分に丁寧で実用的です。
必要に応じて、この記事のテンプレートをあなたの状況に合わせて調整してみてください。
