予定していた打ち合わせや面談、会議の日時を変えてもらいたいときは、「お詫び→変更したい旨→理由→候補日→締め」の順で、相手が読みやすく返信しやすい形にまとめるのが基本です。件名で要件がすぐ伝わること、理由を長く書きすぎないこと、候補日を複数示すことも、失礼になりにくい大事なポイントです。
この記事では、そのまま使える日程変更メールの例文と、失礼になりにくい書き方のコツをまとめました。社外向け・社内向け・面接向け・直前連絡向けまで分けているので、自分の状況に合う文面を選んで使えます。
まずは、急いでいる人向けに基本形から紹介します。
すぐ使える日程変更メールの基本形
以下の形に当てはめると、短くても要点が伝わります。
件名：日程変更のお願い／〇月〇日お打ち合わせの件
○○株式会社
○○部 ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の△△です。
〇月〇日（〇）〇時より予定しておりますお打ち合わせにつきまして、
誠に恐縮ですが、都合により日程変更をお願いしたくご連絡いたしました。
私どもの都合でご迷惑をおかけし、申し訳ございません。
差し支えなければ、下記候補日時のいずれかでご調整いただくことは可能でしょうか。
・〇月〇日（〇）10:00〜11:00
・〇月〇日（〇）14:00〜15:00
・〇月〇日（〇）16:00〜17:00
上記が難しいようでしたら、
ご都合のよい日時をいくつかお知らせいただけますと幸いです。
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
この基本形では、元の予定がいつだったか、なぜ変更したいのか、代わりにいつなら可能かが一通で分かります。相手が判断しやすく、やり取りが長引きにくいのが利点です。
日程変更メールで押さえたい基本マナー
件名はひと目で内容が分かるようにする
件名は、開封前に要件が分かることが大切です。
「日程変更」「再調整」「お願い」などの言葉を入れると、相手が内容をすぐ把握しやすくなります。
良い件名の例
- 日程変更のお願い｜〇月〇日お打ち合わせの件
- 【再調整のお願い】ご面談日程につきまして
- 【お詫びと日程変更のお願い】〇月〇日予定分について
理由は簡潔に伝える
理由は必要ですが、長く説明しすぎると言い訳っぽく見えやすいため注意が必要です。
「社内都合により」「急な対応が入り」「体調不良のため」など、一文で簡潔に伝えるくらいがちょうどよいです。
候補日は複数出す
候補日を複数示すと、相手が選びやすくなり、再調整がスムーズです。
目安としては、2〜3案ほど提示する形が使いやすいでしょう。これは公開されている例文でもよく見られる形です。
直前や当日の変更は、できれば電話も入れる
当日や直前の変更は、相手への影響が大きくなりやすいため、メールだけで済ませず、まず電話で一報を入れると丁寧です。電話がつながらない場合に、電話した旨を添えてメールを送る形が自然です。
相手に伝えるべき内容
| 項目 | 入れる内容 | 書き方の例 |
|---|---|---|
| 件名 | 何の連絡か | 日程変更のお願い |
| 元の予定 | いつの約束か | 〇月〇日（〇）10時のお打ち合わせ |
| 変更理由 | 短く簡潔に | 社内都合により／急な対応が入り |
| お詫び | 相手への配慮 | ご迷惑をおかけし申し訳ございません |
| 候補日 | 代替案 | 〇月〇日 10:00〜11:00 など |
| 締め | 相手が断りやすい一言 | 難しい場合はご都合のよい日時をご教示ください |
この6点が入っていれば、必要な情報はほぼ過不足なく伝わります。件名・宛名・候補日・締めを整えることが、返信率と印象の両方に影響します。
日程変更メールの例文
社外の相手に送る例文
取引先や顧客など、社外の相手にはお詫びをやや丁寧に入れるのが基本です。
件名：日程変更のお願い｜〇月〇日お打ち合わせの件
○○株式会社
営業部 ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の△△です。
〇月〇日（〇）15時より予定しておりましたお打ち合わせにつきまして、
誠に恐縮ですが、急な業務対応が入り、当初の予定でお伺いすることが難しくなってしまいました。
私どもの都合でご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
つきましては、恐れ入りますが、以下のいずれかの日程で再度ご調整いただくことは可能でしょうか。
・〇月〇日（〇）13:00〜14:00
・〇月〇日（〇）15:00〜16:00
・〇月〇日（〇）16:30〜17:30
上記日程でご都合が合わない場合は、
○○様のご都合のよい日時をいくつかお知らせいただけますと幸いです。
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
社内の相手に送る例文
社内メールは少し簡潔でも構いませんが、変更をお願いする立場なら配慮は必要です。
件名：打ち合わせ日程変更のお願い
○○部 ○○さん
お疲れさまです。△△です。
〇月〇日（〇）14時から予定していた打ち合わせですが、
別件対応のため、予定どおりの実施が難しくなってしまいました。
直前のご連絡となり、申し訳ありません。
可能であれば、以下の日程で再調整をお願いできますでしょうか。
・〇月〇日（〇）11:00〜12:00
・〇月〇日（〇）15:00以降
・〇月〇日（〇）終日可
難しければ、都合のよい時間を教えてもらえると助かります。
よろしくお願いします。
面接の日程変更をお願いする例文
採用担当者に送る場合は、失礼のない表現と選考への意欲が伝わる締めがポイントです。
件名：面接日程変更のお願い｜氏名
株式会社○○
採用ご担当者様
お世話になっております。
○○大学○○学部の○○と申します。
このたびは面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。
〇月〇日（〇）〇時よりご案内いただいております面接につきまして、
やむを得ない事情により、当日の訪問が難しくなってしまいました。
誠に申し訳ございませんが、可能でございましたら、
下記日程のいずれかで再度ご調整いただくことは可能でしょうか。
・〇月〇日（〇）10:00〜12:00
・〇月〇日（〇）13:00〜16:00
・〇月〇日（〇）終日可能
私事によりご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。
ご検討いただけますと幸いです。何卒よろしくお願いいたします。
氏名
電話番号
メールアドレス
当日・直前に日程変更をお願いする例文
当日や直前の変更では、電話後のフォローメールとして送る形が自然です。こうしたケースでは、まず電話連絡が望ましいと案内されることが多いです。
件名：本日のお打ち合わせ日程変更のお願い
○○株式会社
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の△△です。
先ほどお電話いたしましたが、ご不在でしたので、
取り急ぎメールにてご連絡申し上げます。
本日〇時より予定しておりましたお打ち合わせにつきまして、
急なトラブル対応が発生し、予定どおりお伺いすることが難しくなってしまいました。
直前のご連絡となりましたこと、深くお詫び申し上げます。
誠に恐縮ですが、以下日程で再度ご調整いただくことは可能でしょうか。
・〇月〇日（〇）10:00〜11:00
・〇月〇日（〇）14:00〜15:00
・〇月〇日（〇）16:00〜17:00
ご都合が合わない場合は、別候補をご提示いただけますと幸いです。
ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。
相手に候補日を出してもらいたいときの例文
自分から候補日を出しにくい場合は、所要時間や形式を添えて、相手に候補日をお願いすると親切です。Indeedの公開例でも、相手に日程提示を依頼する形が紹介されています。
件名：会議日程変更のお願い
○○株式会社
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の△△です。
〇月〇日に予定しておりました会議につきまして、
誠に恐縮ですが、都合により日程変更をお願いしたくご連絡いたしました。
ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。
恐れ入りますが、○○様のご都合のよい日時を
いくつかお知らせいただけますでしょうか。
なお、所要時間は30分程度を予定しております。
対面・オンラインいずれでも対応可能です。
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
件名に使いやすい例
件名は、内容が似ていても少し変えるだけで印象が整います。
- 日程変更のお願い｜〇月〇日お打ち合わせの件
- 【再調整のお願い】ご面談日程につきまして
- 【お詫び】会議日程変更のお願い
- 訪問日程変更のご相談
- 面接日程変更のお願い｜氏名
- 本日予定のお打ち合わせについて
迷ったときは、「何の連絡か」＋「どの予定か」の2点が入っていれば十分です。
そのまま使える言い換えフレーズ
お詫びの言い方
- ご迷惑をおかけし、申し訳ございません
- 直前のご連絡となり、誠に申し訳ございません
- 私どもの都合により、ご不便をおかけいたします
- 勝手なお願いとなり恐縮ですが、お願いいたします
理由の伝え方
- 社内都合により
- 急な業務対応が入り
- やむを得ない事情により
- 体調不良のため
- 別件対応が必要となり
理由は細かく書きすぎず、相手が状況を理解できる程度で十分です。詳しく事情を説明しすぎないほうが、かえって読みやすく丁寧に見えます。
候補日を出すときの言い方
- 以下のいずれかでご調整いただくことは可能でしょうか
- 差し支えなければ、下記候補日よりご都合のよい日時をお選びください
- 上記以外でも調整可能ですので、お知らせください
- ご都合のよい日時をいくつかご教示いただけますと幸いです
締めの言い方
- お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします
- ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます
- ご都合が合わない場合は、別候補をご提示いただけますと幸いです
- ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします
結びでは、相手が断りやすい余地を残す一言を入れると、押しつけ感が弱くなります。公開されている解説記事でも、「難しい場合は別候補をご連絡ください」といった締めがよく用いられています。
失礼になりにくくするコツ
1. 元の予定を必ず書く
「何の予定を変更したいのか」が分からないと、相手はメールを読み直すことになります。
悪い例
「日程変更をお願いしたくご連絡しました」
良い例
「〇月〇日（〇）15時より予定しておりましたお打ち合わせにつきまして、日程変更をお願いしたくご連絡いたしました」
2. 候補日は時間帯まで書く
日付だけでなく、何時から何時まで可能かまで書くと、やり取りが減ります。
悪い例
「来週のどこかでお願いします」
良い例
「〇月〇日（〇）10:00〜12:00、〇月〇日（〇）15:00〜17:00で可能です」
3. 複数人が関わるときは返信期限も入れる
複数人との再調整では、誰に返信してほしいか、いつまでに返してほしいかを明確にするとスムーズです。社外メンバーがいる場合は、社内だけで通じる略語を避け、平易な表現にしたほうが親切です。
4. 変更理由で他人を悪者にしない
たとえば、
「別の大事な予定が入ったので」は印象がよくありません。
相手に伝えるときは、
「都合により」「別件対応のため」
のように、角の立ちにくい表現に整えるのがおすすめです。
NGになりやすい書き方
以下のような文面は、やや雑な印象になりやすいので注意しましょう。
- お詫びがない
- 理由が長すぎる
- 候補日が1つしかない
- 元の予定日時が書かれていない
- 直前なのにメールだけで済ませる
- 相手に合わせる姿勢が見えない
特に、「変更してください」だけで終わる文面は避けたいところです。
お願いする立場であることが伝わる表現にすると、受け取る側の印象がかなり変わります。
よくある質問
日程変更メールと日程調整メールの違いは何ですか？
日程調整メールは、これから予定を決めるときに送るメールです。
一方、日程変更メールは、いったん決まっていた予定を変えてもらうときに送るメールです。
そのため、日程変更メールのほうが、お詫びの要素が強めになります。
理由はどこまで書けばいいですか？
基本は、相手が納得できる程度に短くで十分です。
「社内都合により」「体調不良のため」「急な対応が入り」などで足りることが多く、細かい事情まで書く必要はありません。理由は簡潔に、という整理は複数の公開記事でも共通しています。
候補日はいくつ出せばいいですか？
絶対的な決まりはありませんが、2〜3案程度あると相手が選びやすいです。
どうしても1案しか出せない場合は、
「難しい場合は別候補をご教示ください」
と添えておくと、柔らかくなります。
返信が来ないときはどうすればいいですか？
急ぎでなければ、少し待ってから再連絡しましょう。
その際は催促感を弱めて、
「先日お送りした日程変更の件につきまして、ご確認いただけておりますでしょうか」
「ご多忙のところ恐れ入りますが、ご都合をお知らせいただけますと幸いです」
のように、柔らかい一文を添えるのがおすすめです。
まとめ
日程変更メールで大切なのは、相手に負担をかけていることへの配慮を、文面でしっかり示すことです。
押さえておきたいポイントは、次の5つです。
- 件名で要件を分かりやすくする
- まずお詫びを伝える
- 理由は簡潔にまとめる
- 候補日を複数示す
- 難しい場合の代替案も添える
迷ったときは、この記事の例文をそのまま使って、
自分の予定・相手の名前・候補日だけ入れ替えれば十分です。
短くても、丁寧さ・分かりやすさ・返信しやすさがそろっていれば、失礼になりにくい日程変更メールになります。
