社外の相手から会食に誘われたとき、断り方に迷う人は多いものです。
関係を悪くしたくない一方で、都合が合わない、社内ルールがある、別件があるなど、参加できない事情はさまざまです。
会食を断るメールで大切なのは、断ること自体よりも、どう伝えるかです。
失礼になりにくい形で伝えれば、相手に配慮しつつ、今後の関係も保ちやすくなります。
この記事では、社外相手にも使いやすい「会食を断るメール例文」を、基本形から場面別までわかりやすくまとめました。
そのまま使える文例だけでなく、自然に見える言い換えや、避けたい表現もあわせて解説します。
会食を断るメールで押さえたい基本マナー
会食を断るメールは、次の4点を押さえるだけで印象が大きく変わります。
1. まずは誘ってくれたことへの感謝を伝える
いきなり断りの話に入ると、事務的で冷たい印象になりがちです。
まずは、「お声がけありがとうございます」という感謝を先に置きましょう。
たとえば、次のような一文が使いやすいです。
- このたびはお食事のお誘いをいただき、ありがとうございます。
- お声がけいただき、誠にありがとうございます。
- せっかくお誘いいただきましたのに、恐縮ですが――
最初の一文で空気がやわらぎます。
2. 理由は簡潔に伝える
断る理由は、詳しく書きすぎないほうが無難です。
社外相手には、必要以上に私的事情を説明しないほうが、かえって自然です。
無理のない言い方としては、次の表現が使えます。
- あいにく当日は予定が入っております
- 業務の都合により参加が難しい状況です
- 社内事情により今回は控えさせていただきます
- 先約があり、今回は伺うことができません
細かい事情まで説明しなくても、十分丁寧です。
3. きっぱり断りつつ、言い方はやわらかくする
曖昧な返事は、かえって相手を困らせます。
「行けるかもしれない」「また連絡します」ではなく、今回は参加できないことを明確に伝えることが大切です。
そのうえで、表現はやわらかく整えます。
- 参加できません → 参加が難しい状況です
- 行けません → 伺うことができません
- 無理です → 今回は見送らせていただければと存じます
4. 関係を続けたいなら、次につながる一言を添える
社外相手との会食は、単なる食事ではなく関係づくりの場でもあります。
今後も付き合いを続けたい相手なら、最後に次の一言を添えるのがおすすめです。
- また別の機会にぜひお願いいたします。
- 日を改めてご挨拶できましたら幸いです。
- 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
この一文があるだけで、断りメールの印象はかなりやわらかくなります。
会食を断る メール 例文の基本構成
まずは、社外相手に送りやすい基本構成を見ておきましょう。
| 項目 | 書く内容 | 例 |
|---|---|---|
| 件名 | 用件が一目で伝わる件名 | 会食のお誘いのお礼とご返信 |
| 宛名 | 会社名・氏名 | 株式会社〇〇 〇〇様 |
| 挨拶 | 日頃の感謝 | いつも大変お世話になっております |
| 感謝 | 誘ってもらったお礼 | このたびは会食にお誘いいただき、ありがとうございます |
| 辞退 | 参加できない旨 | あいにく当日は予定があり、今回は伺うことができません |
| お詫び | 誘いに応えられないお詫び | せっかくのお声がけにもかかわらず、申し訳ございません |
| 締め | 今後への配慮 | また別の機会にぜひお願いいたします |
この流れに沿えば、大きく外しにくいメールになります。
会食を断る メール 例文｜社外向けの基本パターン
まずは、最も使いやすい基本の文例です。
社外相手に送る基本の断りメール
件名：会食のお誘いのお礼とご返信
株式会社〇〇
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
このたびは会食のお誘いをいただき、誠にありがとうございます。
せっかくお声がけいただきましたが、あいにく当日は予定が入っており、今回は伺うことができません。
ご厚意にお応えできず、申し訳ございません。
また別の機会がございましたら、ぜひご一緒させていただけますと幸いです。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
この文例は、理由を深く書かず、感謝・辞退・お詫び・今後をバランスよく入れた形です。
迷ったときは、この型をベースにすると使いやすいです。
会食を断る メール 例文｜理由別に使い分ける文例
同じ「断る」でも、理由に合った表現を使うと自然です。
ここでは場面別に紹介します。
日程が合わないときの文例
件名：会食のお誘いの件
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
このたびはお食事にお誘いいただき、誠にありがとうございます。
大変ありがたいお話ではございますが、当日はあいにく先約があり、今回は参加が難しい状況です。
せっかくお声がけいただきましたのに、申し訳ございません。
また機会がございましたら、ぜひよろしくお願いいたします。
「先約がある」「都合が合わない」は、社外向けでも使いやすい定番表現です。
業務の都合で参加できないときの文例
件名：会食のお誘いの御礼
株式会社〇〇
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
このたびは会食のお誘いをいただき、ありがとうございます。
せっかくの機会ではございますが、当日は業務の都合により、参加が難しい状況です。
ご配慮いただきましたのに、ご期待に添えず申し訳ございません。
また改めてご挨拶の機会をいただけましたら幸いです。
今後ともよろしくお願いいたします。
私的事情を書きにくいときは、「業務の都合」が使いやすいです。
社内ルールやコンプライアンス上の都合で断るときの文例
件名：会食のお誘いにつきまして
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
このたびはご丁寧にお声がけいただき、誠にありがとうございます。
大変ありがたく存じますが、社内方針上、会食については控えさせていただいており、今回は辞退申し上げます。
せっかくのお誘いにもかかわらず、申し訳ございません。
何卒ご理解賜れますと幸いです。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
相手や業界によっては、会食や接待に関するルールが厳しい場合があります。
そのときは、個人的な意思ではなく「社内方針」「社内事情」として伝えると、角が立ちにくくなります。
体調面や家庭の都合でやんわり断る文例
件名：会食のお誘いありがとうございます
株式会社〇〇
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
このたびはお食事にお誘いいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ですが、当日は都合により伺うことができません。
せっかくお時間をいただく機会でしたのに、申し訳ございません。
また別の機会がございましたら、ぜひよろしくお願いいたします。
体調や家庭の事情は、詳しく書かずに「都合により」で十分です。
社外メールでは、事情を言いすぎないほうが上品にまとまります。
何度か誘われていて今回も断るときの文例
件名：会食のお誘いのお礼
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
このたびもお声がけいただき、誠にありがとうございます。
いつもご配慮を賜り、心より感謝申し上げます。
大変ありがたいのですが、今回も都合がつかず、参加を見送らせていただければと存じます。
たびたびご厚意にお応えできず、申し訳ございません。
またご挨拶できる機会を楽しみにしております。
今後ともよろしくお願いいたします。
複数回断るときは、いつも誘ってくれていることへの感謝を少し厚めに入れると、印象がやわらぎます。
会食を断る メール 例文｜代替案を添えるパターン
今後も関係を深めたい相手には、ただ断るだけでなく、代替案を添えるのも有効です。
別日を提案する文例
件名：会食のお誘いのお礼とご相談
株式会社〇〇
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
このたびは会食のお誘いをいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ですが、ご提案いただいた日程は先約があり、伺うことができません。
せっかくのお誘いにお応えできず申し訳ございません。
もし差し支えなければ、来週以降であらためてお時間を頂戴できれば幸いです。
ご都合のよい日がございましたら、ご教示いただけますとありがたく存じます。
何卒よろしくお願いいたします。
会食そのものを断りたいわけではなく、その日だけ難しい場合に向いています。
会食ではなく短時間の打ち合わせに切り替える文例
件名：お食事のお誘いありがとうございます
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
このたびはご丁寧にお誘いいただき、誠にありがとうございます。
大変ありがたいお話ですが、今回は都合により会食の場には参加が難しい状況です。
申し訳ございません。
別途、短時間でもお打ち合わせやご挨拶の機会を頂戴できましたら幸いです。
ご都合のよい方法がございましたら、ぜひご相談させてください。
どうぞよろしくお願いいたします。
「食事は難しいが、関係は続けたい」という場面で使いやすい形です。
会食を断る メール 例文｜直前・当日に断る場合
直前や当日の辞退は、通常よりも慎重さが必要です。
この場合は、メールだけで済ませず、可能なら先に電話を入れるほうが丁寧です。
そのうえで送るメール例文はこちらです。
当日キャンセルのお詫びメール
件名：本日の会食につきましてお詫び
株式会社〇〇
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
本日予定しておりました会食につきまして、直前のご連絡となり誠に申し訳ございません。
やむを得ない事情により、本日は伺うことができなくなってしまいました。
ご予定を調整いただいていたにもかかわらず、このようなご連絡となりましたこと、深くお詫び申し上げます。
あらためてご挨拶の機会を頂戴できましたら幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
直前ほど、言い訳よりお詫びを優先するのが基本です。
社外相手に使いやすい断り表現と言い換え
ここでは、会食を断るメールで使いやすい表現をまとめます。
やわらかく断る言い回し
- 今回は見送らせていただければと存じます
- 今回は辞退申し上げます
- あいにく伺うことができません
- 参加が難しい状況です
- 今回は控えさせていただきます
感謝を伝える言い回し
- お声がけいただき、ありがとうございます
- ご丁寧にお誘いいただき、誠にありがとうございます
- せっかくの機会をいただき、感謝申し上げます
お詫びを伝える言い回し
- ご厚意にお応えできず申し訳ございません
- せっかくのお誘いにもかかわらず、申し訳ございません
- ご期待に添えず恐縮しております
今後につなげる言い回し
- また別の機会にぜひお願いいたします
- あらためてご挨拶できましたら幸いです
- 今後とも変わらぬお付き合いのほどお願いいたします
会食を断るメールで避けたいNG表現
丁寧に見えても、社外相手には不向きな表現があります。
次のような言い方は避けたほうが無難です。
1. 理由を言いすぎる
たとえば、次のような書き方です。
- 家族の用事で子どもの迎えがあり……
- 少し気が進まず……
- 最近会食が続いていて疲れているので……
本音だとしても、社外メールでは書かないほうがよい内容です。
「都合により」「先約があり」程度で十分です。
2. 曖昧すぎる返事
- 行けたら行きます
- また連絡します
- たぶん難しいです
こうした表現は、相手に期待を持たせたり、再確認の手間を増やしたりします。
参加しないなら、今回は難しいと明確に伝えることが大切です。
3. ぶっきらぼうな断り方
- 行けません
- 無理です
- 今回はやめておきます
短くても失礼に見えやすいため、社外向けには不向きです。
やわらかい表現に変えましょう。
会食を断るメールは電話のほうがよい場合もある
会食の辞退はメールで問題ないケースも多いですが、次のような場合は電話を先に入れるほうが丁寧です。
電話を先に入れたいケース
- 当日や前日のキャンセル
- 役職が高い相手との会食
- 相手が日程調整や会場手配をしてくれている
- 重要な商談を兼ねた会食
電話でひと言お詫びを伝えたうえで、記録としてメールを送ると、より誠実です。
そのまま使いやすいコピペ用テンプレート
最後に、汎用性の高いテンプレートを載せます。
迷ったときは、これを土台に調整すると使いやすいです。
会食を断るメールのテンプレート
件名：会食のお誘いのお礼とご返信
株式会社〇〇
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
このたびは会食にお誘いいただき、誠にありがとうございます。
せっかくお声がけいただきましたが、あいにく当日は都合がつかず、今回は伺うことができません。
ご厚意にお応えできず、申し訳ございません。
また別の機会がございましたら、ぜひよろしくお願いいたします。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
会食を断るメールで迷ったら「感謝・辞退・お詫び・今後」で整える
会食を断るメールは、長く書けばよいわけではありません。
社外相手に失礼になりにくい形にするには、次の4点が入っていれば十分です。
- 感謝：お誘いへのお礼
- 辞退：参加できないことを明確に伝える
- お詫び：誘いに応えられないことへの配慮
- 今後：関係を続けたい気持ちを添える
この順番で整えると、必要以上に冷たくならず、簡潔でも失礼に見えにくいメールになります。
社外相手への会食辞退では、断り方そのものが印象になることがあります。
だからこそ、やわらかい言い回しと、相手への敬意が伝わる一文を意識してみてください。
