会社の電話対応は、難しい敬語をたくさん覚えることよりも、流れに沿って落ち着いて話すことが大切です。
特に会社の電話では、次の3つができれば印象が大きく変わります。
- 最初にきちんと名乗る
- 相手の名前と用件を確認する
- 取り次ぎ・保留・折り返しなど、次の動きをはっきり伝える
電話は顔が見えないぶん、言葉の選び方がそのまま印象になります。
この記事では、会社でよくある場面ごとに、そのまま使いやすい電話敬語の基本フレーズをまとめます。
電話 敬語 受け答えでまず押さえたい基本
敬語は「誰を立てるか」で決まる
電話敬語で迷いやすいのは、相手を立てる言葉と、自分や身内をへりくだって表す言葉が混ざるからです。
基本はシンプルです。
- 相手側の行動には尊敬語
- 自分側・自社側の行動には謙譲語
- 文全体は丁寧語で整える
たとえば、取引先に自社の上司について伝えるときは、社内では「部長」でも、社外に対しては立てすぎません。
× 佐藤部長はただいま外出されております
○ 佐藤はただいま外出しております
この感覚を持つだけで、電話敬語のミスはかなり減ります。
電話では「名乗る・確認する・次を伝える」が基本
電話対応は、細かな単語選びよりも会話の型が大事です。
受けるときの型
あいさつ → 名乗る → 相手確認 → 用件確認 → 取り次ぎ・保留・不在対応 → 終話
かけるときの型
名乗る → 相手の都合確認 → 用件 → 依頼・確認 → 終話
この型に沿えば、言葉が多少ぎこちなくても失礼になりにくいです。
完璧な敬語より「感じのよさ」を優先する
電話対応で本当に大切なのは、聞き取りやすさと配慮です。
早口で丁寧すぎる表現を重ねるより、
- 一文を短くする
- 重要な言葉をはっきり言う
- 復唱して確認する
- 待たせるときは理由を添える
このほうが、相手には伝わりやすく、安心感も出ます。
電話 敬語 受け答えの基本フレーズ早見表
| 場面 | 基本フレーズ |
|---|---|
| 電話を受ける | お電話ありがとうございます。〇〇株式会社、△△でございます。 |
| 相手の名前を確認する | 恐れ入りますが、会社名とお名前を伺ってもよろしいでしょうか。 |
| 用件を聞く | どのようなご用件でしょうか。 |
| 取り次ぐ | 〇〇でございますね。少々お待ちください。 |
| 保留にする | 確認いたしますので、少々お待ちくださいませ。 |
| 不在を伝える | 申し訳ございません。〇〇はただいま席を外しております。 |
| 折り返しを提案する | 戻りましたら、こちらから折り返しいたしましょうか。 |
| 伝言を受ける | 承知いたしました。〇〇に申し伝えます。 |
| 聞き返す | 恐れ入りますが、もう一度お願いできますでしょうか。 |
| 電話を切る | お電話ありがとうございました。失礼いたします。 |
まずはこの10個を覚えるだけでも、かなり対応しやすくなります。
電話を受けるときの基本フレーズ
最初の一言
会社の電話では、第一声で安心感を与えることが大切です。
使いやすい基本形はこれです。
お電話ありがとうございます。〇〇株式会社、△△でございます。
「もしもし」から入るよりも、会社名と名前を伝えたほうが、仕事の電話として整って聞こえます。
相手の会社名・名前を確認するとき
相手が名乗らなかったときや、聞き取れなかったときは、ぶっきらぼうに聞かず、やわらかく確認します。
恐れ入りますが、会社名とお名前を伺ってもよろしいでしょうか。
恐れ入りますが、お名前をもう一度お願いできますでしょうか。
電話番号まで必要な場合は、次の言い方が自然です。
折り返しのため、お電話番号も確認させていただけますでしょうか。
用件を聞くとき
担当者にそのまま回す前に、用件を軽く確認しておくとスムーズです。
どのようなご用件でしょうか。
差し支えなければ、ご用件を伺ってもよろしいでしょうか。
「何の用ですか」は強く聞こえやすいので避けましょう。
取り次ぐとき
担当者につなぐときは、相手を待たせる前に一言入れます。
〇〇でございますね。少々お待ちください。
ただいまおつなぎいたします。少々お待ちくださいませ。
担当者がすぐ出られないときは、確認中であることを伝えると親切です。
確認いたしますので、少々お待ちください。
保留から戻るとき
保留明けに無言で話し始めるのは避けます。
お待たせいたしました。
お待たせいたしました。〇〇の件でございますが、ただいま確認できました。
この一言があるだけで、会話が丁寧に見えます。
不在を伝えるとき
不在対応は、電話敬語で特に差が出やすい場面です。
申し訳ございません。〇〇はただいま席を外しております。
申し訳ございません。〇〇は外出しておりまして、戻りは16時頃の予定でございます。
ただいま会議中のため、電話に出ることができません。
そのあと、次の行動まで伝えるとより親切です。
戻りましたら、こちらから折り返しいたしましょうか。
よろしければ、私から申し伝えます。
伝言を受けるとき
伝言を受けるだけで終わらせず、何をどう伝えるかを明確にします。
承知いたしました。〇〇に申し伝えます。
復唱いたします。〇〇の件で、本日中に折り返しをご希望とのことですね。
ここで復唱を入れると、聞き間違いを防げます。
聞き取れなかったとき
聞き返しは失礼ではありません。
あいまいなまま進めるほうが失礼です。
恐れ入りますが、もう一度お願いできますでしょうか。
恐れ入りますが、お電話が少々遠いようです。
念のため、会社名を復唱させていただいてもよろしいでしょうか。
電話を終えるとき
最後まで丁寧に整えると、全体の印象がよくなります。
お電話ありがとうございました。失礼いたします。
ご連絡ありがとうございました。失礼いたします。
電話をかけるときの基本フレーズ
名乗るとき
こちらから電話をかけるときは、まず所属と名前を簡潔に伝えます。
お世話になっております。〇〇株式会社の△△と申します。
突然のお電話失礼いたします。〇〇株式会社の△△と申します。
初めての相手には、「突然のお電話失礼いたします」が使いやすいです。
相手の都合を確認するとき
すぐ本題に入るより、都合を一度うかがうほうが丁寧です。
ただいまお時間よろしいでしょうか。
今、少しお時間をいただいてもよろしいでしょうか。
短い一言ですが、印象がかなりやわらかくなります。
用件を伝えるとき
用件は長く前置きせず、先に要点を伝えます。
〇〇の件でお電話いたしました。
先日お送りした資料の件で、ご確認をお願いしたくお電話いたしました。
電話では、最初の20秒くらいで内容が見えると相手が聞きやすくなります。
依頼・確認をするとき
お願いの表現は、言い切りを避けると自然です。
ご確認いただけますでしょうか。
ご対応いただけますと幸いです。
ご都合のよいお時間を教えていただけますでしょうか。
相手が不在だったとき
相手がいない場合は、無理に詰めず、次の連絡方法を整えます。
では、改めてこちらからお電話いたします。
お戻りの予定を伺ってもよろしいでしょうか。
お手すきの際に、折り返しをお願いできますでしょうか。
電話を終えるとき
終話も短く、きれいに締めます。
お忙しいところ、ありがとうございました。失礼いたします。
本日はお時間をいただき、ありがとうございました。失礼いたします。
電話 敬語で困りやすい場面別の受け答え
担当者が不在のとき
申し訳ございません。〇〇はただいま外出しております。
戻りましたら、こちらから折り返しいたしましょうか。
ポイントは、不在だけで終わらず、次の提案をすることです。
担当者が誰かわからないとき
担当を確認いたしますので、ご用件を簡単に伺ってもよろしいでしょうか。
内容に応じて担当部署へおつなぎいたします。
「担当がわからないので何とも言えません」より、ずっと親切です。
相手の名前・社名を聞き取れなかったとき
恐れ入りますが、お名前をもう一度お願いできますでしょうか。
漢字も確認させていただいてよろしいでしょうか。
名前をあいまいにしたまま進めないことが大切です。
こちらのミスで待たせてしまったとき
大変お待たせいたしました。
確認にお時間をいただき、申し訳ございません。
待たせた事実を認めて、先にひと言謝ると印象がやわらぎます。
クレームや強い口調の電話のとき
まず反論せず、受け止めます。
申し訳ございません。ご不快な思いをさせてしまいました。
状況を確認いたしますので、差し支えなければ詳しく伺ってもよろしいでしょうか。
この場面では、言い訳より確認が先です。
間違い電話のとき
恐れ入りますが、こちらは〇〇株式会社でございます。おかけ間違いかと存じます。
失礼いたします。
「違います」だけで切るより、会社名を添えたほうが丁寧です。
電話 敬語で避けたいNG表現と言い換え
| NG表現 | 言い換え |
|---|---|
| わかりました | 承知しました / かしこまりました |
| すみません | 恐れ入ります / 申し訳ございません |
| 〇〇部長様 | 〇〇 / 〇〇はただいま外出しております |
| いません | 席を外しております / 不在です |
| ちょっと待ってください | 少々お待ちください |
| 誰ですか | お名前を伺ってもよろしいでしょうか |
| 知りません | 確認いたします / 存じ上げません |
| 何の用ですか | どのようなご用件でしょうか |
| なるほどです | 承知しました / かしこまりました |
特に迷いやすいのが、「承知しました」と「かしこまりました」です。
- 承知しました
内容を理解し、引き受けたことを伝える基本表現 - かしこまりました
店舗・受付・秘書的な場面でも使いやすい、より改まった表現
会社の電話では、どちらを使っても大きな問題はありません。
迷ったら、社外相手にはかしこまりました、社内や通常対応では承知しましたと考えると使いやすいです。
会社で困らない電話対応の会話例
受けるときの会話例
相手
お世話になっております。株式会社〇〇の田中と申します。営業部の佐藤様をお願いいたします。
あなた
お世話になっております。お電話ありがとうございます。△△株式会社、山本でございます。
佐藤でございますね。少々お待ちください。
あなた（不在だった場合）
申し訳ございません。佐藤はただいま外出しております。
16時頃に戻る予定でございますが、戻りましたら折り返しいたしましょうか。
相手
お願いします。
あなた
承知いたしました。念のため、お電話番号を確認させていただけますでしょうか。
かけるときの会話例
あなた
お世話になっております。△△株式会社の山本と申します。
ただいまお時間よろしいでしょうか。
相手
はい、大丈夫です。
あなた
ありがとうございます。先日お送りしたお見積りの件でお電話いたしました。
ご不明点がないか確認したく、ご連絡いたしました。
相手
確認しています。
あなた
ありがとうございます。ご確認後、ご都合のよいタイミングでご連絡いただけますと幸いです。
本日はお時間をいただき、ありがとうございました。失礼いたします。
電話 敬語 受け答えを安定させるコツ
最後に、実際の職場で使いやすいコツをまとめます。
メモは必ず取る
最低でも、次の5点は残しましょう。
- 日時
- 相手の会社名・名前
- 電話番号
- 用件
- 折り返しの要否
固有名詞は復唱する
会社名、人名、日時、数字は、一度口に出して確認するとミスが減ります。
長く待たせるなら折り返しにする
保留が長くなると、相手の負担が大きくなります。
時間がかかりそうなら、無理に引き延ばさず、折り返しを提案したほうが親切です。
最後まで丁寧に終える
電話は、切る直前まで対応です。
終話の一言を整えるだけで、全体の印象が締まります。
まとめ
電話敬語は、難しい表現を競うものではありません。
名乗る、確認する、次を伝えるという流れを守れば、会社の電話対応はかなり安定します。
まずは、次のフレーズから使ってみてください。
- お電話ありがとうございます。〇〇株式会社、△△でございます。
- 恐れ入りますが、お名前を伺ってもよろしいでしょうか。
- 確認いたしますので、少々お待ちください。
- 申し訳ございません。〇〇はただいま席を外しております。
- 承知いたしました。申し伝えます。
- お電話ありがとうございました。失礼いたします。
この6つが自然に出るようになるだけで、会社の電話で困る場面はかなり減ります。
※この記事は一般的な会社の電話対応を前提にしています。社内ルールがある場合は、そちらを優先してください。
