面談依頼メールは、丁寧さだけでなく、相手が返事しやすい書き方が大切です。
特に、社内外を問わず相手が見てすぐ判断できるように、
「何のための面談か」「いつ可能か」「どれくらい時間がかかるか」を先に明確にすると、やり取りが長引きにくくなります。
この記事では、社内向け・社外向けに分けて、そのまま使える面談依頼メールの例文をまとめました。
件名の付け方、断られにくい言い回し、避けたい表現までわかるようにしているので、コピペして整えるだけでも使えます。
面談依頼メールで先に押さえたい基本
面談依頼メールは、次の5点が入っていれば形になります。
| 項目 | 書く内容 | 例 |
|---|---|---|
| 件名 | 用件がひと目で伝わる言葉 | 面談のお願い、打ち合わせのお願い |
| 宛名・名乗り | 相手の氏名、部署、自分の所属 | ○○部 ○○様／営業部の△△です |
| 面談の目的 | なぜ時間をいただきたいのか | ご相談したい件があり、ご連絡しました |
| 候補日時 | 2〜3案ほど | 4月10日 14:00〜、4月11日 10:00〜 |
| 結び | 返事をお願いする一文 | ご都合のよい日時をご教示ください |
💡 ポイントは、「面談したいです」だけで終わらせないことです。
相手は忙しいため、返事に必要な材料がそろっているメールほど親切です。
面談依頼メールの書き方
件名は短く、目的がわかる形にする
件名があいまいだと、後回しにされたり、重要度が伝わらなかったりします。
使いやすい件名例は次のとおりです。
- 面談のお願い
- 面談のお時間をいただけますでしょうか
- ○○の件でご相談したく、ご面談のお願い
- 【面談のお願い】○○について
- 【ご相談】○○に関する面談のお願い
- ○○についてお打ち合わせのお願い
- ○○の件につきましてご面談のお願い
- 【社内面談のお願い】○○について
- 【ご相談】今後の業務について面談のお願い
- 【オンライン面談のお願い】○○の件について
社外向けでは、件名だけで誰からの連絡かわかるように、
会社名や要件を添えるとさらに親切です。
冒頭は長くしすぎず、すぐ本題に入る
丁寧に書こうとして前置きが長くなると、要点が埋もれます。
基本はこの流れで十分です。
- 宛名
- 挨拶
- 名乗り
- 面談をお願いしたい理由
- 候補日時
- 結び
たとえば、
お世話になっております。
○○部の△△です。
○○についてご相談したく、面談のお時間をいただけますでしょうか。
このくらいの入り方で問題ありません。
面談の目的は具体的に書く
「面談をお願いします」だけでは、相手は準備がしにくくなります。
目的は、細かく書きすぎなくてもよいので、少なくとも次のどれかは入れましょう。
- ご相談
- ご説明
- 進捗確認
- 認識合わせ
- ご挨拶
- 今後の進め方の確認
相手が「何の話か」を想像できるだけで、返信率は上がりやすくなります。
候補日時は2〜3案出すと親切
「いつ空いていますか」とだけ送ると、相手に負担がかかります。
迷ったら、候補日時を2〜3案出す形がもっとも使いやすいです。
書き方の例です。
- 4月10日（水）14:00〜15:00
- 4月11日（木）10:00〜11:00
- 4月12日（金）16:00〜17:00
あわせて、所要時間も書いておくとより親切です。
例
「30分ほどお時間をいただけますと幸いです」
結びでは圧をかけすぎない
返信がほしいからといって、強い言い方にすると印象が固くなります。
やわらかく締めるなら、次の表現が使いやすいです。
- ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。
- ご確認のうえ、ご都合のよいお時間をご教示ください。
- ご多忙のところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
- 上記日程が難しい場合は、別候補をご提示いただけますと幸いです。
面談依頼メールの例文【社内向け】
社内メールは社外メールより少し簡潔でも構いません。
ただし、上司や他部署など相手との距離感に応じて、丁寧さは調整しましょう。
上司に面談をお願いするメール例文
件名：ご相談のため面談のお時間をいただけますでしょうか
○○部長
お疲れさまです。○○課の△△です。
現在担当している○○の進め方についてご相談したく、
お時間をいただけますでしょうか。
30分ほどで考えております。
下記の候補日時でご都合のよい時間がございましたら、ご教示いただけますと幸いです。
・4月10日（水）14:00〜14:30
・4月11日（木）10:00〜10:30
・4月12日（金）16:00〜16:30
上記で難しいようでしたら、部長のご都合のよい時間をお知らせください。
よろしくお願いいたします。
人事に面談をお願いするメール例文
件名：面談のお願い（今後のキャリアについて）
人事部 ○○様
お世話になっております。○○部の△△です。
今後の業務とキャリアについて一度ご相談したく、
面談のお時間をいただけないかと思いご連絡いたしました。
30分ほどを想定しております。
ご都合がよろしければ、以下の候補日時の中でご調整いただけますでしょうか。
・4月15日（月）13:00〜13:30
・4月16日（火）11:00〜11:30
・4月17日（水）15:00〜15:30
ご多忙のところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
他部署の担当者に面談をお願いするメール例文
件名：○○に関する面談のお願い
○○部 ○○様
お世話になっております。△△部の△△です。
○○案件について認識合わせをしたく、
一度お時間をいただけますでしょうか。
当日は、現在の進捗共有と今後の進め方の確認を中心に、
30分ほどお話しできればと考えております。
候補日時は下記のとおりです。
・4月9日（火）15:00〜15:30
・4月10日（水）11:00〜11:30
・4月12日（金）13:00〜13:30
ご都合のよい日時がございましたら、ご返信いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
面談依頼メールの例文【社外向け】
社外向けは、失礼のない表現に加えて、相手に会う理由が伝わることが重要です。
また、社内向けよりも「何のための面談か」を少し丁寧に書くと伝わりやすくなります。
取引先に面談をお願いするメール例文
件名：○○についてご面談のお願い
株式会社○○
○○部 ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の△△でございます。
このたび、○○の件につきましてご相談したく、
ご面談のお時間をいただけないかと思いご連絡いたしました。
当日は、現状の共有と今後の進め方について、
30分〜1時間ほどお話しできればと考えております。
つきましては、下記日程のうちご都合のよろしいお時間はございますでしょうか。
・4月10日（水）14:00〜15:00
・4月11日（木）10:00〜11:00
・4月12日（金）16:00〜17:00
上記でご都合が合わない場合は、別候補をご教示いただけますと幸いです。
ご多忙のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
初めて連絡する相手に面談をお願いするメール例文
件名：【ご面談のお願い】○○について
株式会社○○
○○様
突然のご連絡失礼いたします。
株式会社△△の△△と申します。
貴社の○○に関する取り組みを拝見し、
ぜひ一度、○○について情報交換を兼ねてお話しする機会を頂戴できればと思い、ご連絡いたしました。
当日は、弊社のご紹介を簡単に差し上げたうえで、
貴社にお役立ていただける可能性のある内容を30分ほどでお話しできればと考えております。
ご都合がよろしければ、下記候補日時の中でご調整いただけますでしょうか。
・4月18日（木）10:00〜10:30
・4月19日（金）13:00〜13:30
・4月22日（月）15:00〜15:30
難しい場合は、ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
オンライン面談をお願いするメール例文
件名：【オンライン面談のお願い】○○について
株式会社○○
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の△△でございます。
○○の件につきまして、一度オンラインにてご相談のお時間をいただけますでしょうか。
当日は30分程度を予定しております。
ご都合がよろしければ、下記候補日時の中からお選びいただけますと幸いです。
・4月10日（水）14:00〜14:30
・4月11日（木）11:00〜11:30
・4月12日（金）15:00〜15:30
日程が確定しましたら、こちらよりZoomのURLをお送りいたします。
別のツールをご希望の場合は、お知らせください。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
役員・社長クラスとの面談をお願いするメール例文
件名：ご挨拶のためご面談のお願い
株式会社○○
秘書室 ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の△△でございます。
このたび、○○の件に関連しまして、
ぜひ一度○○社長にご挨拶とご相談のお時間をいただければと思い、ご連絡いたしました。
誠に勝手なお願いで恐縮ですが、
ご都合のよろしい日時がございましたら、30分ほどお時間を頂戴できますと幸いです。
弊社は先方のご予定に合わせて調整いたしますので、
ご無理のない範囲で候補日時をご教示いただけますでしょうか。
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
面談依頼メールで使いやすい言い換え表現
同じ「お願い」でも、表現次第で印象がかなり変わります。
使いやすい言い換えをまとめると、次のとおりです。
| 伝えたいこと | やわらかい表現 |
|---|---|
| 面談したい | ご面談のお時間をいただけますでしょうか |
| 話したい | 一度ご相談のお時間を頂戴できますと幸いです |
| 来てほしい | ご来社いただけますと幸いです |
| 会ってほしい | お目にかかる機会を頂戴できれば幸いです |
| 返事がほしい | ご都合をお知らせいただけますと幸いです |
| 候補日がだめ | 別日程でも調整可能でございます |
| 時間は短い | 30分ほどを予定しております |
特に社外向けでは、
「してください」より「いただけますでしょうか」、
「空いていますか」より「ご都合のよろしい日時」
のほうが自然です。
面談依頼メールで避けたいNG表現
件名があいまい
NG例
「お願いです」
「ご相談」
「お時間ください」
これでは、何のメールかがわかりません。
件名には面談・打ち合わせ・相談などの言葉を入れましょう。
理由が書かれていない
NG例
「一度面談をお願いします」
これだけだと、相手は準備ができません。
何について話したいのかは短くても書くべきです。
候補日時がない
NG例
「ご都合のよいときにお願いします」
相手に丸投げする形になりやすく、返信しづらくなります。
迷ったらまずは2〜3案出しましょう。
一文が長すぎる
丁寧にしようとして一文が長いと、かえって読みにくくなります。
悪い例
「先日ご相談させていただきました件につきまして、今後の方向性や詳細確認も含めて一度面談のお時間をいただければと思っており、つきましては…」
よい例
「先日の件について、今後の進め方をご相談したくご連絡しました。
30分ほどお時間をいただけますでしょうか。」
急かしすぎる
NG例
「至急ご返信ください」
「本日中にお願いします」
本当に急ぎでない限り、強い表現は避けたほうが無難です。
急ぐ場合でも、理由を添えてやわらかく書きましょう。
例
「恐縮ですが、社内調整の都合上、○日までにご返信いただけますと大変助かります。」
返信がないときのやわらかいリマインド例文
面談依頼メールを送ったあと、数営業日たっても返信がないことがあります。
その場合は、催促というより確認のお願いとして送ると角が立ちにくいです。
件名：面談のお願いについて（再送）
株式会社○○
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の△△でございます。
先日お送りしました面談のお願いにつきまして、
ご確認いただけておりますでしょうか。
ご多忙のところ恐れ入りますが、
下記候補日時の中でご都合のよいお時間がございましたら、ご返信いただけますと幸いです。
・4月10日（水）14:00〜15:00
・4月11日（木）10:00〜11:00
・4月12日（金）16:00〜17:00
もし上記で難しいようでしたら、別日程でも調整可能です。
何卒よろしくお願い申し上げます。
面談依頼メールをさらに通しやすくするコツ
相手のメリットがあるなら一文入れる
社外向け、とくに新規相手には有効です。
例
- 現状の課題整理のお手伝いができればと考えております。
- 導入事例もあわせてご説明可能です。
- 情報交換のお時間としても有意義にできればと思っております。
売り込み色が強すぎると逆効果ですが、
会う意味が見えると前向きに検討してもらいやすくなります。
所要時間を短めに示す
「30分ほど」「45分ほど」と書くと、相手は予定に入れやすくなります。
長さが未定だと負担感が出やすいです。
オンラインか対面かを明記する
移動の有無は相手にとって重要です。
迷わせないためにも、次のように書き分けると親切です。
- オンラインにてご相談できれば幸いです。
- 貴社へお伺いしてご説明したく存じます。
- 弊社会議室にてお打ち合わせをお願いできれば幸いです。
Gmail やカレンダー機能を使うのも便利
普段 Gmail を使っている場合は、
会議可能な時間の提示や予約ページの挿入ができるため、日程調整を簡単にしやすくなります。
メール本文をすべて手打ちしなくても、
候補日時の共有をスムーズにしたいときには便利です。
面談依頼メールの短文テンプレ【コピペ用】
最後に、最も使いやすい基本形を載せます。
迷ったらまずこの形で作れば大きく外しません。
件名：○○について面談のお願い
○○様
お世話になっております。○○の△△です。
○○についてご相談したく、
ご面談のお時間をいただけますでしょうか。
30分ほどを予定しております。
ご都合がよろしければ、下記候補日時の中からお選びいただけますと幸いです。
・○月○日（○）○:○○〜
・○月○日（○）○:○○〜
・○月○日（○）○:○○〜
上記で難しい場合は、別候補をご教示いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
まとめ
面談依頼メールで大切なのは、丁寧な敬語そのものよりも、相手が判断しやすい情報をそろえることです。
押さえるべきポイントは次のとおりです。
- 件名で用件をはっきり伝える
- 面談の目的を短く明確に書く
- 候補日時は2〜3案出す
- 所要時間を入れる
- 結びはやわらかくする
- 相手との関係に応じて、社内用・社外用で丁寧さを調整する
文面に迷ったときは、
「相手がこのメールだけで返事できるか」を基準に見直すと整いやすくなります。
