日程調整メールは、「候補日をわかりやすく出すこと」と「相手が返事しやすい形にすること」ができれば、かなり印象がよくなります。
特に大切なのは、件名を明確にすること、候補日を複数出すこと、目的・所要時間・場所やURLを添えること、必要なら返信期限に理由を添えることです。相手が忙しくても短時間で判断できるメールほど、やり取りが長引きにくくなります。
この記事では、そのまま使える基本文例と、場面別の言い換えをまとめて紹介します。初心者でも使いやすいように、コピペしやすい形で整理しています。
日程調整メールで最初に押さえたい基本
件名は「何のメールか」がすぐ伝わる形にする
件名は、開封前に内容が伝わることが大切です。
「日程調整のお願い」「○○の打ち合わせ日程のご相談」のように、用件＋案件名が見える形にすると親切です。返信メールでは、相手から届いた件名をそのまま残して返す形が使われることも多く、特に面接連絡ではその形が案内されています。
候補日は1つではなく、複数出す
日程調整メールでは、候補日を複数提示するのが基本です。
実務記事では3〜5件程度の提示が勧められており、少なすぎると相手が選びにくく、多すぎると逆に見づらくなります。採用募集要項などでも「複数候補をメールで連絡」とされる例があり、複数提示はかなり一般的です。
目的・所要時間・場所を入れる
候補日だけを送ると、相手は予定を確保しにくくなります。
そのため、何の打ち合わせか、何分くらいか、対面かオンラインか、場所やURLはどうするかまで書いておくと、返信率が上がりやすくなります。
返信しやすい締め方にする
相手が返事しやすいように、最後は次のどちらかで締めるとわかりやすいです。
- ご都合のよい日時をお知らせください
- 上記以外の日程をご希望の場合はお知らせください
また、期限を入れるなら、「準備の都合上」など理由をひと言添えると丁寧です。
先に確認したい「書く項目」一覧
日程調整メールに入れたい基本項目は、次のとおりです。
| 項目 | 書く内容 |
|---|---|
| 件名 | 日程調整のお願い、打ち合わせ日時のご相談 など |
| 宛名 | 会社名・部署名・氏名 |
| 名乗り | 自分の会社名・部署名・氏名 |
| 用件 | 何のための日程調整か |
| 候補日 | 3件前後を目安に、曜日・時間つきで記載 |
| 補足 | 所要時間、場所、会議URL、参加人数など |
| 締め | 都合のよい日時の返信依頼、代替日程の案内 |
| 署名 | 氏名、会社名、連絡先 |
この型に沿って書くだけで、かなり整った印象になります。社内メールでも社外メールでも、基本構成は大きく変わりません。
日程調整メールの基本テンプレート
社外向けの基本文例
件名：○○に関するお打ち合わせ日時のご相談
株式会社○○
○○様
お世話になっております。
株式会社△△の△△です。
○○の件につきまして、打ち合わせのお時間を頂戴したくご連絡いたしました。
下記日程のうち、ご都合のよい日時はございますでしょうか。
・○月○日（○）10:00〜11:00
・○月○日（○）14:00〜15:00
・○月○日（○）16:00〜17:00
所要時間は1時間程度を予定しております。
オンラインでの実施を想定しておりますが、対面をご希望の場合は調整いたします。
ご都合が合わない場合は、別日程でも調整いたしますので、お気軽にお知らせください。
お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。
社内向けの基本文例
件名：【日程調整】○○打ち合わせのご相談
○○さん
お疲れ様です。○○部の○○です。
○○について相談したく、打ち合わせのお時間をお願いできますでしょうか。
候補日を下記に記載します。
・○月○日（○）13:00〜13:30
・○月○日（○）15:00〜15:30
・○月○日（○）17:00〜17:30
30分ほどを予定しています。
難しければ、都合のよい日時をいくつか教えてください。
よろしくお願いします。
面接・選考向けの基本文例
件名：Re: 面接日程のご案内
株式会社○○
採用担当 ○○様
お世話になっております。○○ ○○です。
面接のご連絡をいただき、ありがとうございます。
面接希望日程をお送りします。
下記の日程で調整可能です。
第一希望：○月○日（○）10:00〜12:00
第二希望：○月○日（○）14:00〜17:00
第三希望：○月○日（○）終日可能
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
面接メールでは、件名を変えずに返信する形や、候補日を複数示す形がよく案内されています。 ([マイナビ転職][4])
場面別の日程調整メール例文
打ち合わせの候補日を自分から出す場合
件名：○○の件 打ち合わせ日時のご相談
株式会社○○
○○様
お世話になっております。株式会社△△の△△です。
先日ご相談しておりました○○の件につきまして、打ち合わせのお時間をお願いしたくご連絡いたしました。
下記日程の中で、ご都合のよいお時間はございますでしょうか。
・○月○日（○）11:00〜12:00
・○月○日（○）15:00〜16:00
・○月○日（○）17:00〜18:00
所要時間は1時間程度を予定しております。
ご都合が合わない場合は、別日程でも調整可能です。
何卒よろしくお願いいたします。
相手に候補日を出してもらいたい場合
件名：○○の件 お打ち合わせ日時のご相談
株式会社○○
○○様
お世話になっております。株式会社△△の△△です。
○○の件につきまして、一度お打ち合わせのお時間を頂戴できればと存じます。
恐れ入りますが、ご都合のよい日時をいくつかお知らせいただけますでしょうか。
所要時間は45分ほど、オンラインでの実施を想定しております。
ご多忙のところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
一般的には、まずこちらから候補日を提示する形がわかりやすい一方で、参加者が多い相手や、先方の方が多忙な場合は、相手に候補日を聞く方がスムーズとされます。
オンライン会議の日程調整メール
件名：オンライン打ち合わせ日時のご相談
株式会社○○
○○様
お世話になっております。株式会社△△の△△です。
○○の件につきまして、オンラインにてお打ち合わせをお願いしたくご連絡いたしました。
候補日は以下のとおりです。
・○月○日（○）10:00〜10:30
・○月○日（○）13:00〜13:30
・○月○日（○）16:00〜16:30
使用ツールはZoomを予定しております。
日程確定後にURLをお送りします。
ご都合が合わない場合は、別候補もお出しします。
よろしくお願いいたします。
複数人が参加する会議の日程調整メール
件名：○○定例会議 日程調整のお願い
各位
お疲れ様です。○○です。
○○定例会議の日程について、下記候補の中でご都合をお知らせください。
・○月○日（○）10:00〜11:00
・○月○日（○）14:00〜15:00
・○月○日（○）17:00〜18:00
議題は○○、○○、○○を予定しています。
場所は会議室A、オンライン参加の場合はTeamsを使用予定です。
準備の都合上、○月○日（○）までにご回答いただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
いったん決まった日程の再調整をお願いする場合
件名：○○打ち合わせ日時変更のお願い
株式会社○○
○○様
お世話になっております。株式会社△△の△△です。
○月○日（○）に予定しておりました打ち合わせにつきまして、こちらの都合で大変恐縮ですが、日程の再調整をお願いしたくご連絡いたしました。
下記日程で再度ご調整いただくことは可能でしょうか。
・○月○日（○）10:00〜11:00
・○月○日（○）14:00〜15:00
・○月○日（○）16:00〜17:00
直前のお願いとなり申し訳ございません。
ご都合が難しい場合は、別日程でも調整いたします。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
日程が確定したあとの確認メール
件名：Re: ○○打ち合わせ日時のご相談
株式会社○○
○○様
お世話になっております。株式会社△△の△△です。
日程をご調整いただき、ありがとうございます。
それでは、○月○日（○）14:00〜15:00にてお願いいたします。
当日はオンラインにて実施予定です。
開始前に会議URLを再送いたします。
どうぞよろしくお願いいたします。
日程確定後は、日時をあらためて曜日つきで書き直すと、認識違いを防ぎやすくなります。参加人数などがあれば添えると、さらに親切です。
候補日の出し方で失敗しにくくなるコツ
候補日は「同じ週」と「別の日」を混ぜる
候補日を出すときは、全部を同じ日の時間違いにするより、別の日も混ぜるほうが相手は選びやすくなります。
例えば、次のような出し方です。
見やすい例
- 4月8日（水）10:00〜11:00
- 4月9日（木）14:00〜15:00
- 4月11日（土）16:00〜17:00
このようにばらしておくと、相手の予定に当たりやすくなります。
「○時〜○時」だけでなく、所要時間も添える
開始と終了時刻が書かれていても、本文に「所要時間は30分程度です」と入っていると、相手は予定表に入れやすくなります。対面なら場所、オンラインなら使用ツールやURL案内の有無まで添えておくと、追加確認が減ります。
返信期限を入れるなら、理由も一緒に書く
単に「○日までに返信ください」と書くと、少し強く見えることがあります。
そのため、次のように書くとやわらかくなります。
- 準備の都合上、○日までにご返信いただけますと幸いです
- 会議室予約の都合上、○日までにご回答をお願いいたします
期限だけでなく理由も添える書き方は、実務上よく勧められています。
日程調整メールで避けたいNG例
NG1：候補日が1つしかない
候補日が1件だけだと、相手に「その時間しか空いていないのか」という印象を与えやすくなります。
最低でも2〜3件、できれば3件前後あると安心です。
NG2：用件がぼんやりしている
「お時間いただけますか」だけでは、何の話かわかりません。
案件名・目的・所要時間まで入れて、相手が判断しやすい文面にしましょう。
NG3：日時の表記が雑
「木曜の午後」「来週のどこか」では、認識違いが起こりやすくなります。
月日・曜日・時間を省略せずに書くのが安全です。
NG4：断りにくい締め方になっている
「この3つの中から必ず選んでください」のような書き方は、圧迫感が出ます。
やわらかくしたいなら、次の一文を添えるのがおすすめです。
- ご都合が合わない場合は、別日程でも調整いたします
- 上記日程が難しい場合は、ご都合のよい日時をお知らせください
件名と締めの言い換え集
件名の例
- 【日程調整のお願い】○○打ち合わせのご相談
- ○○に関するお打ち合わせ日時のご相談
- ○○面談の日程につきまして
- Re: 面接日程のご案内
- 【ご回答のお願い】○○会議の日程調整
締めの例
- ご都合のよい日時をご教示いただけますと幸いです
- ご確認のうえ、ご返信いただけますと幸いです
- 上記以外の日程でも調整可能ですので、お知らせください
- お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします
- 何卒よろしくお願い申し上げます
よくある質問
候補日は何個くらい出せばいいですか？
目安は3件前後です。
実務記事では3〜5件程度が案内されており、相手が選びやすい数に絞るのがポイントです。
自分から候補日を出すべきですか？
基本はこちらから候補日を出すほうが話が早いです。
ただし、参加者が多い会議や、相手の予定を優先したい場面では、先方に候補日を聞く方が合理的なこともあります。
返信はどれくらい早くした方がいいですか？
急ぎの予定調整では、早めの返信が安心です。就活マナー資料では、企業からのメールに24時間以内に返信することや、すぐ確定できない場合でも先に取り急ぎ返信することが案内されています。一般のビジネスメールでも、放置せず早めに返す意識が無難です。
まとめ
日程調整メールで大切なのは、難しい表現よりも相手がすぐ判断できる情報を、抜けなく入れることです。
特に押さえたいのは、次の5点です。
- 件名で用件を明確にする
- 候補日は複数出す
- 目的と所要時間を書く
- 場所やURLを添える
- 断りやすい逃げ道も用意する
この基本を守れば、社外・社内・面接のどの場面でも、失礼になりにくい日程調整メールが作れます。
迷ったときは、まず「候補日を3つ、曜日つきで出す」ところから始めてみてください。
