メールを毎回ゼロから考えるのは、思った以上に時間がかかります。
とはいえ、完全なコピペのままだと、相手との関係性に合わない、少し冷たく見える、必要な情報が足りないという失敗も起こりがちです。
この記事では、そのまま使いやすいメール例文を、仕事でよくある場面ごとにまとめました。
さらに、ただ貼り付けるだけで終わらないように、自然に見せるための調整ポイントも合わせて紹介します。
まずは、メール全体の基本を押さえてから、使いたい場面のテンプレートを選んでください。
コピペで使えるメール例文を使う前に押さえたい基本
メール文面は自由に見えて、実はある程度「型」があります。
型に沿って書くだけで、読みやすさも丁寧さもかなり整います。
メールの基本構成
メールは、次の順番で書くとまとまりやすくなります。
| 項目 | 書く内容 |
|---|---|
| 件名 | 何のメールか一目でわかる内容 |
| 宛名 | 会社名・部署名・氏名 |
| 挨拶・名乗り | お世話になっております、○○です など |
| 要件 | 何のためのメールかを最初に伝える |
| 詳細 | 日時、期限、依頼内容、補足事項 |
| 結び | よろしくお願いいたします など |
| 署名 | 名前、会社名、連絡先 |
コピペ前に確認したい3つのこと
1. 相手に合わせた呼び方になっているか
「ご担当者様」でよいのか、「○○様」と名前を入れるべきかは確認しておきましょう。
2. 日付・時間・期限が具体的か
曖昧なままだと、やり取りが増えてしまいます。
「今週中」よりも「4月15日（水）まで」のほうが親切です。
3. 相手にしてほしいことが明確か
返信が欲しいのか、確認だけでよいのか、資料を見てほしいのか。
最後に行動をはっきり示すと、伝わりやすくなります。
まずはこれだけで使えるメールの基本テンプレート
場面に迷ったら、まずはこの型を使えば大きく外しません。
社外向けの基本テンプレート
件名： ○○のご連絡
株式会社○○
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
本日は、○○の件でご連絡いたしました。
【用件】
○○について、○○をお願いしたく存じます。
【詳細】
・日時：
・内容：
・ご対応いただきたいこと：
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
株式会社△△
□□
TEL：
MAIL：社内向けの基本テンプレート
件名： ○○について
○○さん
お疲れさまです。□□です。
○○についてご連絡します。
内容：
・
・
・
ご確認よろしくお願いします。短文で済ませたいときのテンプレート
件名： ○○の確認
○○様
お世話になっております。□□です。
○○について、1点ご確認をお願いいたします。
○○でお間違いないでしょうか。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。場面別に使えるメール例文【社外向け】
ここからは、仕事で使いやすい場面別テンプレートを紹介します。
必要な箇所だけ差し替えれば、そのまま使える形にしています。
依頼するときのメール例文
件名： ○○のお願い
株式会社○○
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
○○の件でお願いがあり、ご連絡いたしました。
誠に恐れ入りますが、○○をご対応いただくことは可能でしょうか。
期限は○月○日としております。
ご多忙のところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。使いやすくするコツ
依頼メールは、お願いの内容と期限をセットで書くと親切です。
日程調整のメール例文
件名： お打ち合わせ日程のご相談
株式会社○○
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
お打ち合わせの日程につきまして、ご都合を伺いたくご連絡いたしました。
以下の日程で、ご都合のよいお時間はございますでしょうか。
・○月○日（○）10:00〜12:00
・○月○日（○）14:00〜16:00
・○月○日（○）終日
上記以外でも可能でしたら、候補日をお知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。ポイント
候補日は3つ程度あると、相手が返しやすくなります。
日程変更をお願いするメール例文
件名： お打ち合わせ日程変更のお願い
株式会社○○
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
誠に恐縮ですが、○月○日に予定しておりましたお打ち合わせについて、
日程の変更をお願いしたくご連絡いたしました。
弊社都合で大変申し訳ございませんが、以下の日程で再調整いただくことは可能でしょうか。
・○月○日（○）10:00〜12:00
・○月○日（○）14:00以降
ご迷惑をおかけし恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。ポイント
日程変更では、先にお詫びを入れると印象がやわらかくなります。
資料を送るときのメール例文
件名： ○○資料送付のご連絡
株式会社○○
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
ご依頼いただいておりました○○の資料をお送りいたします。
本メールに添付しておりますので、ご確認ください。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。
何卒よろしくお願いいたします。ひと言足すなら
「添付ファイルが開けない場合はご連絡ください」と添えると親切です。
お礼メールの例文
件名： 本日はありがとうございました
株式会社○○
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
本日はお時間をいただき、誠にありがとうございました。
○○について詳しくお話を伺うことができ、大変参考になりました。
本日いただいた内容をもとに、社内でも検討を進めてまいります。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。ポイント
お礼メールは、何に対する感謝かを1文入れると定型感が薄れます。
断るときのメール例文
件名： ○○の件につきまして
株式会社○○
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
このたびはご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
せっかくのお話ではございますが、今回は見送らせていただきたく存じます。
ご期待に沿えず申し訳ございません。
またご縁がございましたら、その際はよろしくお願いいたします。角を立てにくくするコツ
断る理由は、細かく書きすぎなくても大丈夫です。
感謝 → 結論 → お詫び の順で書くと、失礼になりにくくなります。
謝罪メールの例文
件名： ○○についてのお詫び
株式会社○○
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
このたびは、○○の件でご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。
原因は○○でございます。
現在は○○の対応を進めており、○月○日までに改善予定です。
今後は同様のことが起こらないよう、確認体制を見直してまいります。
重ねてお詫び申し上げます。謝罪メールで大切なこと
謝るだけで終わらず、原因と今後の対応まで書くと誠実さが伝わります。
催促・リマインドのメール例文
件名： ○○のご確認のお願い
株式会社○○
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
先日ご連絡いたしました○○の件につきまして、確認のためご連絡いたしました。
すでにご対応済みでしたら行き違いとなり失礼いたしました。
未確認でしたら、○月○日までにご確認いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。催促メールのコツ
「行き違いでしたら失礼いたしました」を入れるだけで、かなりやわらかくなります。
確認メールの例文
件名： ○○の確認
株式会社○○
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
○○について確認させてください。
認識としては、○○という理解でおりますが、お間違いないでしょうか。
お手数ですが、ご確認のうえご返信いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。見積もり依頼のメール例文
件名： お見積もりのお願い
株式会社○○
ご担当者様
突然のご連絡失礼いたします。
株式会社△△の□□と申します。
○○の導入を検討しており、お見積もりをお願いしたくご連絡いたしました。
検討内容は以下のとおりです。
・用途：
・希望数量：
・希望納期：
・その他条件：
お手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。場面別に使えるメール例文【社内向け】
社内メールは社外メールより少し簡潔でも問題ありません。
ただし、短すぎるとぶっきらぼうに見えることがあるため、最低限のクッション言葉は入れておくと安心です。
相談メールの例文
件名： ○○についてご相談
○○さん
お疲れさまです。□□です。
○○についてご相談したく、ご連絡しました。
現在、○○の点で判断に迷っています。
私としては○○を考えていますが、一度ご意見をいただけると助かります。
お時間のあるときにご確認お願いします。報告メールの例文
件名： ○○の進捗報告
○○さん
お疲れさまです。□□です。
○○の進捗をご報告します。
・完了したこと：
・現在進めていること：
・懸念点：
必要があれば追加で共有します。
よろしくお願いします。欠席・遅刻連絡のメール例文
件名： 本日の遅刻連絡
○○さん
お疲れさまです。□□です。
申し訳ありません。
本日、○○のため出社が遅れます。
到着予定は○時○分です。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。欠席の場合の言い換え
「本日は体調不良のためお休みをいただきます。」と置き換えれば使えます。
返信が遅れたときのメール例文
件名： ご返信遅くなり申し訳ありません
○○さん
お疲れさまです。□□です。
返信が遅くなってしまい、申し訳ありません。
○○の件ですが、結論としては○○で問題ありません。
詳細は以下のとおりです。
・
・
よろしくお願いします。コピペで使える件名例一覧
件名で迷ったときは、用件がひと目で伝わる形にするのが基本です。
使いやすい件名をまとめておきます。
そのまま使いやすい件名
- ○○のお願い
- ○○についてのご相談
- ○○のご確認
- ○○資料送付のご連絡
- お打ち合わせ日程のご相談
- お打ち合わせ日程変更のお願い
- ○○のお礼
- ○○についてのお詫び
- ○○の件につきまして
- お見積もりのお願い
- ご返信のお願い
- ○○進捗のご報告
件名をわかりやすくするコツ
件名は、次の形にすると整えやすくなります。
「用件＋対象＋必要なら期限」
例
- 資料送付のご連絡
- 4月15日打ち合わせ日程のご相談
- 見積書送付の件
- 企画書ご確認のお願い（4月18日まで）
コピペ文例を自然に見せる3つの工夫
テンプレをそのまま使ってもよいのですが、少しだけ調整すると印象がかなり変わります。
1. 最初の1文を相手に合わせる
たとえば、お礼メールなら次のように変えるだけで自然です。
- 本日はお時間をいただき、ありがとうございました。
- 先ほどはお打ち合わせありがとうございました。
- ご丁寧にご対応いただき、ありがとうございました。
2. 相手にしてほしいことを最後にもう一度書く
本文に依頼内容が入っていても、最後にもう一度書くと伝わりやすくなります。
- ご確認のほどよろしくお願いいたします。
- ご都合のよい日時をご返信いただけますと幸いです。
- ご査収のほどお願いいたします。
3. テンプレ感を減らす一言を加える
次の一言があるだけで、機械的な印象がやわらぎます。
- お忙しいところ恐れ入りますが
- ご多忙のところ恐縮ですが
- 行き違いでしたら失礼いたしました
- ご不明な点がございましたらお知らせください
メール例文を使うときの注意点
例文は便利ですが、気をつけたい点もあります。
添付ファイルやURLは送る側も受け取る側も慎重に扱う
メールは便利な反面、添付ファイルや本文中のURLがトラブルのきっかけになることがあります。
特に、相手が警戒しやすいファイルを送る場合は、本文に内容を明記し、必要なら電話や別手段でも補足すると安心です。
署名は毎回手入力せず、設定しておくと便利
署名を設定しておくと、名前や連絡先の入れ忘れを防ぎやすくなります。
メールの信頼感にもつながるので、会社名・氏名・電話番号・メールアドレスは最低限入れておくのがおすすめです。
よくある質問
「お世話になっております」は毎回必要ですか？
社外メールでは入れておくほうが無難です。
社内メールでは、関係性によっては「お疲れさまです」でも問題ありません。
敬具は必要ですか？
一般的なビジネスメールでは、なくても問題ありません。
今の実務では、結びの挨拶＋署名で十分なケースが多いです。
コピペだけで送っても失礼ではありませんか？
内容が相手や状況に合っていれば問題ありません。
ただし、相手名・日時・依頼内容・締めの一言の4か所は、できるだけ自分用に調整しましょう。
まとめ
コピペで使えるメール例文は、忙しいときほど役立ちます。
ただし、本当に使いやすいテンプレートは、ただ短いものではありません。
大切なのは、次の3点です。
- 件名だけで用件がわかること
- 本文の最初で要件が伝わること
- 相手にしてほしいことが明確なこと
この3つを押さえれば、メールはぐっと書きやすくなります。
まずはこの記事のテンプレートをベースにして、自分がよく使う場面の定型文を2〜3個作っておくと、毎日のやり取りがかなり楽になります。
